Cómo manejar las finanzas de tu empresa y estar preparado para las ventas de temporada

Al igual que los niños con sus listas de regalos, deberías revisar dos veces todos los aspectos de tu negocio para estar listo para la temporada de altas ventas. De hecho, lo ideal es que en relación a las finanzas de tu tienda, todo esté listo para afrontar la fiebre de ventas por temporada navideña y vacaciones. Según Deloitte, se espera que las ventas de temporada navideña y vacaciones en el 2015 tengan un aumento del 4%.

Ten esta premisa en mente: la planeación puede llevarte a recorrer un largo camino de manera exitosa. Tómate el tiempo de pensar en el éxito que quieres obtener en diciembre, para que estés preparado. A continuación te compartimos algunos consejos para manejar las finanzas de tu negocio y salir victorioso esta temporada alta de ventas.

Liquida tus deudas

Los gastos son una realidad en cualquier negocio y deben ser manejados de la manera más eficiente. Pero cuando eres propietario de un negocio pequeño y cumples muchas de las tareas empresariales internas, es fácil dejar que muchas facturas se acumulen por falta de tiempo. Desafortunadamente, esto genera que tengas un flujo de caja en números rojos.

Cuando hablamos de flujo de efectivo, nos estamos refiriendo a dinero que llega a tu negocio como ganancias y logra que pagues y liquides tus gastos. Es un indicador clave que funciona para medir la situación financiera de tu empresa.

Muchos de los dueños de negocios simplemente hacen login a la banca en línea de su institución bancaria cuando quieren saber cuándo dinero tienen. Pero con eso no vas a lograr cubrir las facturas que seguramente tienes en tu negocio. Al pagar tus facturas pendientes a tiempo podrás tener una mejor idea de la situación financiera de tu empresa y tu saldo bancario.

Recupera el pago de facturas pendientes

Si tus clientes te pagan por factura, sabes que debes recordarles al menos dos veces. La calma antes de la temporada vacacional puede ser un indicador para comenzar a enviar recordatorios de pago.

Al igual que las facturas pendientes por pagar, aquellas notas que le deban a tu negocio pueden influir en tu flujo de efectivo. Digamos que tienes $1,000 en tu cuenta bancaria pero debes $200 en facturas y tienes $500 en notas que tus clientes no te han liquidado. Veamos matemáticas básicas ($1,000 - $200 + $500); seguramente notarás que tu negocio en realidad tiene $1,300 a favor.

Pon a trabajar las facturas pendientes de pago y comienza a recuperar el dinero que tienes pendiente antes que las ventas de temporada navideña llegue. Con esto podrás tener una visión mucho más clara del flujo de caja que en realidad tiene tu negocio.

Prevé ventas y aumenta tu inventario

Otra manera de beneficiar tu negocio y prepararlo para la temporada de ventas es pronosticar las ventas que probablemente se te presenten y planificar a partir del resultado la cantidad de productos que debes tener en inventario. Si tu empresa ya ha estado en temporada de altas ventas en años anteriores, puedes consultar tus registros y comparar el crecimiento que hubo en esos intervalos, con el fin de anticipar cuál va a ser el crecimiento de tus ventas. Puedes incluso conseguir identificar cuáles son los productos que mejor se venden y tomar decisiones respecto al tema. Hay buena probabilidad de que cada año sea mejor que el anterior.

Muchos negocios experimentan cambios en las ventas. Para ayudar a pronosticar como serán tus ventas, checa tus ingresos. Por ejemplo, si contrataste suscripciones o tienes contratos a largo plazo, inclúyelos. Si tu empresa tiene muchos clientes, será más difícil pronosticar tus ventas.

Trata de ser lo más preciso posible. Mira tus ventas y comprueba si ha habido alguna tendencia de crecimiento constante.

Mira los porcentajes de conversión en periodos no festivos (utiliza Google Analytics y establece conversiones y metas) y adivina cómo puede aumentar tu tráfico durante las vacaciones. Puedes usar esto para pronosticar tus ventas de temporada navideña y las conversiones esperadas.

Como regla general, sé conservador cuando se trata de ventas de previsión. Cuando determines los elementos que te generan grandes ventas en temporadas de vacaciones, puedes ajustar tu inventario. Después de todo, nada es peor que perder ventas debido a no tener productos en inventario.

Utiliza tus herramientas

Si esta es la primera temporada vacacional que pasa tu negocio o por alguna razón no tienes los registros de los años anteriores, entonces debes poner en práctica las herramientas financieras que necesites para iniciar el seguimiento de tus ventas. Te compartimos algunas que probablemente te sean de ayuda:

• Software contable
• Sistema de punto de venta
• Software para manejar inventario
• Sistemas de pago

Hazlo más fácil (para ti y para tus clientes)

El servicio al cliente y la comodidad a menudo atrae clientes a pequeñas empresas. Utiliza estos principios y saca ventaja de ellos. Por ejemplo:

Tienda física, en línea y móvil

Es cierto que abrir una pequeña empresa es una tarea de enormes proporciones y la idea de migrar un negocio físico a uno en línea es igualmente desalentadora. Pero con plataformas como Shopify es fácil construir y mantener tu presencia en línea. Deja que la tecnología haga el trabajo pesado de oficina, como la gestión de inventario, análisis y mucho más. Asegúrate de establecer tecnología que te ayude a ofrecer una experiencia de compra móvil.

Cotizaciones en línea

Las cotizaciones en línea de Xero te ayudan a obtener puestos de trabajo con mayor rapidez que luego acelera y mejora el flujo de efectivo. Puedes crear cotizaciones rápida y fácilmente. Cuando sea tiempo, puedes convertir esa cotización en una factura –y tus clientes pueden responder con la misma rapidez y facilidad–. Esto significa que te van a pagar mucho más rápido. De hecho, Xero en promedio hace que el proceso de facturación en línea se reduzca de 43 a 31 días, por lo que los pagos serán con mayor rapidez.

Incluye un software contable

Utilizar este tipo de software hace que tengas casi toda tu oficina en línea. La belleza de utilizar software online es que pueden conectarse dos líneas o sistemas diferentes y compartir datos. Cuando se compra un artículo en tu tienda, puedes utilizar un sistema de punto de venta para cobrar y a la vez, actualizar el sistema de inventario y enviar la transacción al cliente por medio de tu sistema de pago elegido. De hecho puedes registrar cada transacción en un software contable y actualizar tus registros financieros. Cuando el software se conecte, el intercambio de datos ocurrirá en segundo plano mientras se ejecuta esta acción en tu negocio.

Siéntete orgulloso de las raíces de tu pequeño negocio

No te preocupes por mantener el ritmo de las grandes tiendas. A menos que consideres que existe un valor claro para tu negocio, no hay necesidad de ejecutar una venta tipo Black Friday o Cyber Monday. Esto es debido a que estas fechas no son las que definen a tu negocio.

Toma tu tiempo y piensa qué tipo de negocio quieres tener y qué tipo de propietario quieres ser. Piensa por qué tus clientes han frecuentado tu tienda y aférrate a esa idea. Recuerda, la mayoría de los compradores prefieren pequeñas empresas de entorno familiar, con encanto, excelente servicio al cliente y mercancía única (estos sentimientos son para negocios físicos y online). Saca provecho de tu nicho de mercado, participa en celebraciones que pueda soportar tu tienda y aprende de estas experiencias.

Impulsa el espíritu de celebración

Esta temporada de vacaciones y navidad es única, pero considera que también puede ser estresante y abrumadora. Muchas personas detestan ir a un centro comercial de compras, así que el comercio electrónico será una fantástica opción que considerar. Asegúrate de proporcionar una experiencia de compra agradable, que haga único a tu negocio.

Sigue haciendo lo que consideres viable para mantener tu marca y prepárate para cosechar los beneficios de esta temporada.

Acerca del autor

Iris Yau es gurú marketing de Xero, software de contabilidad para pequeños negocios. Puedes agregarlo a tu tienda online Shopify a través de nuestra app store.