Cómo organizar un Shopify MeetUp

Los eventos centrados en Shopify -organizados por partners -están emergiendo en todo el mundo. Hay muchas razones por las que un partner puede querer organizar un encuentro, pero a veces es difícil saber exactamente cómo planificar, organizar y llevar a cabo un evento exitoso.

Para ayudarte con la preparación, te ofrecemos algunas ideas y consejos para organizar un excelente Shopify MeetUp.

¿Por qué organizar un MeetUp?

Hay muchas razones por las que organizar un evento que se centre en Shopify puede ser valioso para ti o tu empresa. He aquí dos de ellas:

Generar clientes potenciales

Presentar un encuentro es una excelente manera de conocer a la comunidad local de Shopify y encontrar clientes potenciales. Los encuentros actúan como una plataforma para los comerciantes, en los que éstos pueden tratar los problemas que están experimentando. Al mismo tiempo, te permiten ofrecer tus servicios como una solución a esos problemas. Aprovechar esta oportunidad para mostrar tus habilidades y experiencia, puede ayudarte a alcanzar nuevos negocios para tu empresa ahora o en el camino.

Colaborar con otros partners

Al organizar un encuentro, también abres la puerta a nuevas conexiones con otros partners de Shopify. Al invitar a partners expertos en áreas complementarias a tu negocio, estarás mejor preparado para ofrecer soluciones creativas a cualquier problema potencial que pueda tener un comerciante.

 Un encuentro puede ser un valioso punto de partida para una relación de colaboración a largo plazo, en la que puedas poner de manifiesto problemas complejos con otros socios locales.  ¡Agrupen sus recursos y completen entre todos los trabajos!

StitchLabs y ShipStation en el encuentro de Shopify Partners.

Planificación de tu encuentro

Comienza por elegir una fecha. Trata de llevar a cabo el encuentro un día laboral de la semana, pero de preferencia evita los lunes si puedes, ya que la mayoría de la gente se apresura por llegar a casa. Según nuestra experiencia, los jueves registran una afluencia importante de participantes, para llevar a cabo un evento de estilo divertido, pero que tenga que ver con el trabajo.

Inicia el evento en un momento compatible con los horarios típicos de trabajo. Comenzar a las 6PM o 7PM es lo común, pero depende de si vas a ofrecer o no la comida (a partir de las 6PM significa que podrías perder algunos asistentes que quieren cenar, mientras que a partir de las 7PM significa que algunas personas podrían ir a casa después del trabajo y no regresar ).

Una vez que lleguen tus invitados, no pierdas el tiempo. Fija dos horas de duración para el evento, pero prepárate para que dure hasta tres, si todo el mundo está disfrutando.

Considera si deseas o no suministrar comida y bebida en tu evento. Privilegia los aperitivos y entremeses, en lugar de una comida completa.

 Hacer que tus invitados se sienten y coman tomará una cantidad de tiempo significativo en tu evento y naturalmente, cortará un poco el ambiente para establecer relaciones. Opciones como: cerveza, vino, café, agua, platos de queso, patatas fritas o pequeños sándwiches son todas buenas.No es necesario gastar un dineral, pero recuerda que los invitados felices podrían convertirse en clientes felices.

Por último, asegúrate de elegir una ubicación céntrica, de fácil acceso en transporte público con un gran diseño. También trata de elegir un lugar donde se pueda celebrar el evento de forma gratuita o a un costo muy bajo.

Muchas empresas locales están más que dispuestas a recibir eventos externos con el fin de aumentar la afluencia en días menos confluidos a lo largo de la semana. Al elegir un lugar, trata de pensar si:"¿Hay un local cercano que gustaría poder aprovechar para ganar alguna publicidad? ¿Un bar que pudiera estar dispuesto a hacer negocios extra? O tal vez incluso ¿el espacio de oficina de un socio generoso más grande?

Todas estas son opciones fantásticas que no te costarán una fortuna, siempre y cuando estés dispuesto a negociar un poco.

Haz que tu evento valga la pena

Mientras que contar con un lugar agradable es definitivamente imperioso, necesitarás una buena razón para que la gente asista realmente a tu encuentro.

Puede que atraigas a una pequeña multitud al brindarles un ambiente para interrelacionarse en torno a un trago, pero si la gente siente que esa noche puede ofrecerles algo de verdadero valor - que no pueden encontrar en otro lugar - atraerás a una audiencia más grande.

Considera enfocar tu encuentro entorno a dos o tres presentaciones de ponentes, con personas interesantes o un tema de discusión emocionante.

Haz un seguimiento de estas presentaciones, con un tiempo dedicado a la red de contactos. Esto aumentará las probabilidades de que tu encuentro desemboque en oportunidades de negocio.

Cuando le pidas a alguien que hable en tu reunión, es importante pensar en lo que quieres que hable. ¿En qué temas se interesan tus clientes?, ¿qué valor agregado aportarían tus ponentes a la comunidad de Shopify?

Ponte en contacto con las personas de tu red personal o con alguna figura del ramo.

No temas contactar a algunas personalidades que atraigan a una gran multitud. Lo más probable es que estas personas se sientan halagadas de que los consideres expertos en un tema en particular y querrán ayudarte. Si no, asegúrate de estar preparado con algunos puntos clave de negociación, en cuanto a por qué deben participar en tu evento sin remuneración.

Podrías tener una oportunidad de obtener mayor visibilidad en el mercado local, a través de la alianza entre marcas y la publicidad.

Alex O'Byrne de WeMakeWebsites hablando a un grupo de comerciantes en el encuentro Shopify en Londres.

Estas son algunas ideas de presentación:

• E-commerce: ¿Por qué es una buena idea vender en línea?
• Conversión: Cómo diseñar páginas de productos que te den más ventas
• Ventas: Las ventajas de las tiendas tradicionales y tiendas temporales
• Marca: Cómo diferenciarse de la competencia en línea
• Diseño: Cómo crear una tienda que se adapte a tu marca (y cómo un partner Shopify puede ayudarte)
• Shopify: ¿Por qué Shopify es una buena opción de plataforma de comercio electrónico?
• SEO: Presentación de los resultados posicionados en los motores de búsqueda
• Fotos de producto: ¿cómo tomar la mejor?
• Tendencias de la Web: lo que está en boga y lo que no
• PDV Shopify : Todo lo que necesitas saber

Corre la voz

Hay algunas maneras diferentes de promover tu encuentro y conseguir que la gente asista “el gran día”.

En primer lugar, necesitas hacer una página web dedicada a alojar toda la información importante acerca de tu evento.

Si planeas organizar más de un evento, tal vez valga la pena crear una cuenta en Meetup.com.

Meetup.com no solo mantendrá un registro de las personas que confirmaron su asistencia, sino que además cada una de estas personas pasan a ser miembros de tu grupo meetup exclusivo. De esta manera, la próxima vez que realices un encuentro, cada persona de tu grupo recibirá una notificación automática sobre el nuevo evento.

Si Meetup.com no es lo que buscas, entonces prueba Facebook, Splashthat o nvite. Los tres tienen excelentes funcionalidades de planificación de eventos y te permiten rastrear las confirmaciones de asistencia o registros. Nvite está configurado incluso para enviar automáticamente un recordatorio de correo electrónico a todos los invitados, 24 horas antes del evento.

Una vez que hayas configurado una página de inicio, tendrás que pensar en una estrategia publicitaria.

Otra opción es Eventbrite, una página pública dedicada a eventos (pagos y gratuitos) en la que puedes generar la invitación a tu evento, con imágenes, plataforma de pago de entradas (para aquellos eventos pagos), que puedes compartir en las redes sociales. Tu evento estará hospedado en una landing page, y podrás llevar registro de todos los asistentes, ventas de entradas, y más. Eventbrite está disponible en Argentina, Brasil, Chile, Colombia, España, México y Perú.

Si cuentas con una lista de correo electrónico de las personas que deseas invitar, hazles llegar una invitación inicial por correo electrónico con 3-4 semanas de antelación al evento. Luego, un correo electrónico más, una semana antes y finalmente un recordatorio, 24 horas antes del inicio del evento.

¡Entonces realiza la metamorfosis social! (O sal de tu crisálida si aún no lo has hecho). Comparte tu evento en Twitter, Facebook, LinkedIn o cualquier otra plataforma de medios sociales en la que te venga a la mente. Pide a tus ponentes que promuevan tu evento a través de sus propias redes.

Por último, asegúrate de hablar con tu Partner Manager si planeas organizar un encuentro. Te pueden ofrecer algunos consejos sobre formas especiales de promover el evento, así como proporcionar recursos de mercadeo para asegurar que tenga un éxito aún mayor.

Advertencia: debes esperar que entre el 50-60% de los asistentes confirmados aparezcan. Si la capacidad de tu local es para 100 personas, es conveniente mantener las inscripciones abiertas más allá de esa cifra, ya que tendrá que llegar al menos a 200 confirmaciones antes de que realmente tengas que preocuparte por rebasar la capacidad.

En el encuentro

Saluda a la gente a medida que vayan llegando a la puerta. Preséntate y dales la bienvenida al evento.

 Asegúrate de que todos firmen una lista de asistencia. Para ello, puedes colocar una mesa en la entrada con una hoja en blanco, de manera que coloquen sus nombres y correos electrónicos.

 Si tienes un Ipad, existen plantillas de formularios disponibles en Google que te ahorrarán el tener que descifrar la grafía de todo el mundo más tarde. Recopilar la información de los invitados a medida que vayan llegando, te ayudará a evaluar el éxito de tu encuentro y garantiza que al terminar el evento, ya cuentes con la información de contacto de tus clientes potenciales para que puedas realizar el seguimiento.

Considera la posibilidad de imprimir etiquetas con los nombres o de disponer una mesa con marcadores de colores para que la gente los escriba. Esto puede ser una buena manera de conseguir que la gente se relacione y converse antes de empezar las presentaciones.

 No tengas miedo de acercarte a la gente y presentarte, cuando la ocasión sea propicia. Cuando hables con tus invitados, tratar de engancharlos en conversaciones con un objetivo.

Aunque pienses que tu encuentro es la oportunidad ideal para promocionar los servicios de tu empresa, aprovecha este tiempo solicitando a tus invitados que respondan a preguntas inteligentes sobre sus negocios. Esto te permitirá realmente aprender acerca de lo que necesitan.

Espera a enviar un correo electrónico de seguimiento para lanzarte con la promoción de tus servicios. Pregunta a la gente por qué vinieron o lo que esperan lograr.

Con suerte, esto conducirá a algunas conversaciones y conexiones verdaderas (y probablemente un buen cliente o dos). Además, estarás dando un gran ejemplo a otros asistentes, que no dudarán en ponerlo en práctica después de verte.

Después del encuentro

El trabajo no termina una vez que haya terminado el evento. Envía un correo electrónico o tarjeta de agradecimiento personalizada a cada uno de tus ponentes por la ayuda que te brindaron para hacer de tu evento un éxito.

¿Recuerdas esa lista de información de contacto que recibiste de tus invitados en la puerta? ¡Este es el momento de usarla! Envíales un correo electrónico de agradecimiento que incluya una encuesta post-evento, para mostrarles cuánto aprecias su participación.

Puedes utilizar las informaciones de la encuesta para afinar los ajustes del próximo encuentro que pienses realizar.

¿Cuál es el resultado?

Presentar un encuentro es una excelente forma de crear y conectarse a una red de comerciantes y Partners de Shopify. Un encuentro no solo te puede ayudar a encontrar nuevos clientes o forjar nuevas asociaciones de negocios, sino que además te permite asentarte junto con tu negocio, como una autoridad local en Shopify.

¿Quieres organizar tu propio encuentro Shopify? Ponte en contacto con tu Partner Manager y te ayudaremos a empezar.

 Acerca del autor: 

Jenny Izaguirre es la editora en jefe de Shopify para España y América Latina. Fiel creyente del talento en español, amante de los animales, viajera apasionada, emprendedora, conferencista y escribe historias para motivar a otros. Sigue sus pasos en Instagram.

 Artículo original escrito en inglés por: Mackenzie King

Traducción: Elizabeth Pestana