Gestion du temps de travail : les 17 conseils du siècle

Une gestion efficace du temps est importante pour tout le monde, mais elle est absolument cruciale pour les entrepreneurs.

En effet, ces derniers sont en fin de compte responsables de tous les aspects de leur entreprise. Ils doivent par conséquent allouer stratégiquement leur temps aux tâches à accomplir pour gérer efficacement leur activité.

Gérer son temps efficacement, ce n'est pas en faire plus, mais le faire mieux. Nous avons demandé à 17 experts en productivité de nous révéler leurs meilleurs conseils de gestion du temps. Utilisez cette liste de techniques pour expérimenter et trouver les stratégies qui vous conviennent le mieux.

1. Réalisez un audit de votre gestion du temps

Pour mieux utiliser votre temps, commencez par comprendre où vous le passez. Il existe d'excellentes applications de gestion du temps, mais en toute honnêteté, je préfère m'en tenir à un système léger : le système de fiches de Marc Andreessen (en anglais) a toujours fonctionné pour moi.

Sur une simple fiche Bristol, notez vos principales tâches de la journée. Au verso de la carte, vous êtes censé noter les tâches que vous avez accomplies et que vous n'aviez pas prévu de faire la veille.

Un coup d'œil à votre fiche en fin de journée vous permettra de vérifier vos priorités (réalisées ou non) et de voir les nouvelles tâches qui se sont rajoutées. Devoir gérer des imprévus est normal, mais si vous ne finalisez pas vos tâches prioritaires quotidiennement, il faut revoir votre organisation.

—Adam Rogers, Content Manager chez Shopify

2. Créez un planning quotidien

Pour moi, si une tâche n’est pas planifiée, elle ne sera jamais accomplie ! Je planifie donc chaque heure de ma journée pour rester concentré et productif. Même le « temps libre » consacré aux centres d’intérêt est inscrit dans mon agenda.

J'atteins mes objectifs en les divisant en petites étapes que je peux réaliser quotidiennement. Chaque étape ne doit pas prendre plus d'une heure par jour. Si je constate qu’une étape nécessite plus de temps, je la simplifie davantage.

Même si je termine les étapes de la journée plus tôt que prévu, je m'empêche de passer à l'étape suivante. Je sais que cela semble contre-intuitif, mais cela m'évite de m'épuiser et je suis plus motivé pour l'heure de travail du lendemain. Cette stratégie m'évite également d'accomplir une étape "à moitié", ce qui n'est pas aussi agréable que d'avoir accompli tout ce qui était prévu pour la journée.

—Tim Bourquin, Entrepreneur

3. Hiérarchisez et déléguez

Définissez vos priorités personnelles et professionnelles et planifiez-les sur votre calendrier. Tout le reste doit être organisé autour de ces priorités, ou abandonné.

Engagez un assistant qui pourra se charger du processus de planification et des autres tâches routinières. Cette personne jouera un rôle déterminant pour vous permettre de maximiser votre productivité et de réduire votre niveau de stress.

—Elizabeth Grace Saunders, Coach en Gestion du Temps

4. Regroupez les tâches similaires

Plutôt que de commencer par le haut de votre to-do liste, prenez quelques minutes pour passer en revue l'ensemble de votre liste. Regroupez ensuite les tâches similaires. Vous pouvez avoir des catégories telles que les appels, les finances, le réseautage, la paperasserie ou les activités créatives.

En regroupant les activités de même nature, votre cerveau évite les sauts d'une tâche à l'autre. Les transitions se font en douceur. Vous gagnez en efficacité en enchaînant des actions du même type, et parfois, vous gagnez même du temps !

-Stéphanie L.H. Calahan, fondatrice de Calahan Solutions Inc.

5. Évitez de faire plusieurs choses en même temps

De nos jours, on a tous l'impression de manquer de temps pour accomplir ce qu'on voudrait. Internet et les réseaux sociaux ont accéléré la façon dont on s'informe, dont on reste en contact et dont on communique avec ses clients. Ils nous ont également fait prendre de mauvaises habitudes, dont le multitâche.

Selon une étude menée par l'American Psychological Association, le multitâche ne permet pas de gagner du temps. En réalité, il surcharge votre flux de travail, augmente votre niveau de stress et finit par nuire à votre efficacité globale.

Une autre étude, celle de Stanford, indique quant à elle que le multitâche affecte même la mémoire à court et à long terme. Effectuer plusieurs tâches en meme temps nuit en effet à votre mémoire et à votre concentration. Il devient plus difficile de retenir et d'utiliser les informations.

6. Fixez des limites de temps pour vos tâches

Prenez l’habitude de diviser vos projets en sous-tâches plus petites et établissez un suivi du temps ou bloquez des créneaux horaires pour chaque tâche, même si elles ne durent que cinq minutes chacune.

Définissez donc très clairement ce que vous voulez accomplir pour savoir quand vous aurez atteint votre objectif. Vous pourrez alors rayer cela de la liste et obtenir cette dose de dopamine qui vous permettra de rester motivé et heureux de continuer à travailler.

Faute de quoi, on a tendance à foncer tête baissée dans le travail dès le réveil, sans plan précis. On se retrouve alors à enchaîner les heures sans sentiment d'accomplissement.

— Dr. Sahar Yousef, neuroscientifique cognitive

7. Faites des pauses régulièrement

Prendre des pauses régulières est crucial pour rester productif. Le chercheur William S. Helton a montré que des pauses courtes peuvent améliorer l'attention.

Il a réalisé une expérience (en anglais) durant laquelle deux groupes d'étudiants devaient surveiller des lignes de chemin de fer sur un écran. Un groupe n'a pas eu de pause pendant les quarante-cinq minutes, tandis que l'autre groupe a eu une pause de cinq minutes à mi-parcours. Ce deuxième groupe a montré une amélioration mesurable dans leur performance, peu importe l'activité qu'ils ont choisie pendant la pause.

Les recherches (en anglais) montrent également qu’il vaut mieux choisir des activités de pause qui n'impliquent pas d'écrans, comme se promener dans la nature, dessiner ou faire de l'exercice. Pour rester productif, il est essentiel d'intégrer cette stratégie de gestion du temps dans votre quotidien.

8. Éliminez les distractions

La gestion de votre temps n'est pertinente que dans la mesure où vous contrôlez également votre attention sur la tâche en cours. En effet, si vous allouez du temps à une tâche, mais que vous passez ce temps à jongler entre plusieurs activités différentes, le résultat final sera probablement différent de ce que vous aviez prévu. Contrôler votre attention signifie gérer efficacement les distractions internes et externes, et se concentrer sur une seule tâche à la fois pour un travail de meilleure qualité et réalisé plus rapidement.

— Maura Thomas, Coach en productivité

9. Ralentissez

En tant qu’entrepreneur, vous êtes passionné par ce que vous faites et donc en mode super productif la plupart du temps. Ralentissez pour ne pas vous épuiser le long du chemin. Vous devez apprendre à gérer votre temps, votre énergie et votre attention pour réussir.

Cherchez à bien faire sans viser pour autant la perfection. Ce sera mieux pour vous et votre entreprise. Les analyses trop poussées et les processus de révision trop complexes n'apportent aucune valeur ajoutée et font perdre du temps précieux. Faites de votre mieux, et ralentissez.

— Carson Tate, Auteur de Work Simply

10. Utilisez la technique Pomodoro 

Ma meilleure astuce de gestion du temps pour les entrepreneurs débordés est la technique Pomodoro En gros, cela signifie que je lance simplement un minuteur pour 25 minutes en me concentrant sur une tâche unique. Ce chrono qui tourne et ce focus absolu, ça me rebooste et me permet de retrouver mon rythme de productivité.

— Michael Sliwinski, créateur de l'application de productivité Nozbe

11. Prenez le temps de réfléchir

Les entrepreneurs surmenés devraient prendre l'habitude de marquer un arrêt et d'analyser la situation

Prenez au moins 5 minutes le matin pour réfléchir à votre journée.

• Que souhaitez-vous accomplir en priorité aujourd’hui ?
• Votre programme reflète-t-il cette priorité ?

Programmez votre téléphone pour qu'il sonne toutes les heures et à chaque fois, demandez-vous :

• Suis-je en train de travailler sur ce qui a été planifié ?
• Suis-je en train de devenir la personne que je rêve d'être ?

À la fin de la journée, prenez 5 minutes pour vous poser les questions suivantes :

• Qu’ai-je appris ? Y a-t-il quelqu’un que je dois remercier ?
• Y a-t-il quelque chose que j’aimerais faire différemment demain ?

On associe souvent la gestion du temps à l'amélioration de notre efficacité. Pourtant, certaines des personnes les plus efficaces que je connaisse ne sont pas nécessairement des champions de la gestion du temps. La clé est d'être efficace, de travailler sur ce qui est le plus important et de laisser de côté tout le reste.

—Peter Bregman, Coach pour dirigeants

12. Intégrez des plages de temps libre dans votre planning

Programmez 2 à 4 heures de "respiration" dans votre organisation de la semaine. Vous utiliserez ce temps uniquement pour apprendre, explorer et réfléchir, rien de plus. Pour de nombreux entrepreneurs débordés, cela peut sembler contre-intuitif ou tout simplement irréaliste. Cependant, il est essentiel de planifier du temps libre dans son agenda pour deux raisons :

• - Lorsque vous êtes constamment occupé et que vous n'avez pas de temps libre, vous épuisez la bande passante de votre cerveau : vos capacités cognitives diminuent, vous êtes plus enclin à faire des erreurs et vous manquez de perspicacité.
• - À ses débuts chez Amazon, Jeff Bezos gardait ses lundis et jeudis totalement libres afin de pouvoir toujours consacrer du temps à une réflexion approfondie sur la vision de l'entreprise. Prévoir des plages de temps libre est l’une des marques de fabrique des PDG qui réussissent. Sans quoi, ils gèrent en permanence les urgences imposées par les autres, et perdent de vue la vision à long terme de l'entreprise.
  
  — Jocelyn K. Glei, Coach en créativité et productivité

13. Commencez votre journée plus tôt que les autres

Si vous lisez les biographies et autobiographies d'hommes et de femmes qui ont réussi, vous constaterez qu'ils ont presque tous un point commun : l'habitude de se coucher à une heure raisonnable et de se lever tôt.

En vous levant avant le reste du monde, vous avez le temps de planifier votre journée et de prendre de l'avance sur certaines tâches qui vous attendent avant que d'autres ne soient réveillés pour vous interrompre.

• Brian Tracy, conférencier et auteur de livres sur la motivation

14. Effectuez les tâches les plus importantes le matin

Prenez le temps de faire les choses comme il faut. Travailler sous pression constante n'est pas acceptable, tout comme se sentir anxieux et débordé.

Vous ne devez pas juger de votre réussite en fonction des résultats obtenus. Les résultats les plus positifs peuvent provenir de choses que vous n'avez pas à faire. Faites les choses les plus importantes le matin : un usage tardif de votre volonté conduit à de mauvaises décisions.

— Kamil Rudnicki, PDG de TimeCamp

15. Désencombrez régulièrement votre cerveau

Vous vous sentez stressé parce que vous avez trop de tâches en cours. Sur une feuille de papier vierge, notez-les toutes. Ensuite, rayez impitoyablement celles qui ne sont pas absolument essentielles. Regardez votre liste et engagez-vous à compléter une tâche par jour jusqu'à ce qu'elle soit vide. Revenez régulièrement à cette liste !

- Allyson Lewis, fondatrice de The Seven Minute Life

16. Effectuez d'abord les tâches les plus simples

Mon prof de maths au lycée disait : "Si tu bloques sur un problème, pose tes chiffres sur le papier. Tu seras surpris de voir combien de fois la solution apparait en écrivant." C'est vrai dans tous les domaines, pas juste en maths.

Quand je bloque, que je ne sais pas comment démarrer un projet, que je suis stressé ou que je procrastine, je me force à faire la partie la plus simple et la plus petite de la tâche. Je baisse mes exigences : au lieu de vouloir terminer tout le projet, je me concentre sur l'élément le plus simple et le plus réalisable. J'écris la première phrase, je mets la première ligne de code, je crée la première ligne dans le tableur.

Et invariablement, une fois que j'ai fini la première chose, ça me donne envie de continuer, et puis encore, et comme une boule de neige, des heures plus tard, je suis à fond et je ne me souviens même plus pourquoi j'avais du mal à commencer.

-Mark Manson, auteur de trois best-sellers du New York Times.

17. Planifiez vos tâches la veille

À la fin de chaque journée, déterminez les tâches à accomplir le lendemain et le temps nécessaire à chacune d'entre elles. Notez ensuite ces tâches sur votre calendrier, entre les rendez-vous qui y figurent déjà. La gestion du temps est une question d'état d'esprit. Une fois que vous aurez compris que vous êtes maître de votre temps, votre vie professionnelle et personnelle deviendront moins stressantes.

—Helene Segura, Experte en productivité

Contenu adapté et mis à jour par Aurélie Desprez.