Contabilità per ecommerce: guida per principianti (2024)

Il percorso per avviare un'attività è costellato di traguardi.

Ci sono il giorno in cui il tuo prodotto è pronto per il mercato, il giorno in cui apri il tuo negozio online al mondo e il giorno in cui realizzi la tua prima vendita - un passo importante che merita di essere festeggiato. Come imprenditore ecommerce, poche cose sono più emozionanti che vedere i soldi iniziare a fluire nel tuo conto bancario.

Ma prima di stappare lo champagne e considerare il lavoro finito, è fondamentale avere un piano per monitorare e gestire le tue entrate e spese. In altre parole, hai bisogno di un sistema di contabilità ecommerce.

Che cos'è la contabilità ecommerce?

La contabilità ecommerce è la pratica di registrare, organizzare e gestire tutti i dati finanziari e le transazioni aziendali pertinenti all'operatività di un'azienda ecommerce. Puoi considerarla come un sottoinsieme della contabilità per piccole imprese specificamente progettato per soddisfare le esigenze uniche di un fornitore ecommerce.

In termini fondamentali, la contabilità consiste nel monitorare e registrare le transazioni, categorizzando ciascuna come entrata o spesa. Abbastanza semplice, giusto?

Tuttavia, può essere facile perdersi nella terminologia contabile, soprattutto se sei nuovo nel campo delle finanze aziendali. Per semplificare, ecco alcuni dei componenti chiave della contabilità ecommerce:

• Ordine di acquisto. Un ordine di acquisto è un documento legalmente vincolante da un cliente che indica la quantità e il tipo di articoli che desidera acquistare, con un impegno a pagare un prezzo stabilito per quegli articoli. Sebbene un ordine di acquisto non rappresenti un pagamento, dovrebbe includere i dettagli di pagamento. La tua azienda potrebbe utilizzare un ordine di acquisto per richiedere materie prime a un fornitore, oppure un cliente potrebbe inviarne uno a te richiedendo un volume specifico di beni o servizi.
• Ordine di vendita. Un ordine di vendita è un documento preparato dal venditore (spesso in risposta a un ordine di acquisto) che delinea tutti i dettagli di una vendita. Un ordine di vendita dovrebbe includere informazioni sul cliente, descrizione e quantità dei beni venduti, importo della vendita, informazioni di pagamento e indirizzo e data di consegna.
• Conti da pagare e conti da ricevere. Questi termini si riferiscono a fatture e bollette in sospeso, o al totale delle spese non ancora pagate e delle entrate non ancora ricevute.
• Costo delle merci vendute (COGS). Questo è il costo totale di produzione e distribuzione di un prodotto. Viene frequentemente calcolato per includere spedizione, magazzinaggio, commissioni delle carte di credito e qualsiasi altro costo direttamente legato alla vendita dei prodotti. Non include spese generali come stipendi, marketing, licenze software o spazi per uffici.
• Imposta sulle vendite ecommerce. Questo si riferisce all'imposta pagata da un'azienda ecommerce allo stato in cui risiede un acquirente. Cioè, se esiste un nexus fiscale tra il venditore e lo stato - significa che lo stato ha il diritto di tassare un'azienda. (Di solito lo fa se l'azienda svolge qualche attività economica nello stato.)

Cosa comporta la contabilità ecommerce?

Come tutta la contabilità aziendale, la contabilità ecommerce include:

• Funzioni di base di contabilità ecommerce, come la gestione della fatturazione, degli stipendi e dei bilanci
• Funzioni di pianificazione e reporting più sofisticate, come la preparazione di bilanci finanziari e la creazione di un piano fiscale strategico

La gestione fiscale, la contabilità e la pianificazione della crescita sono spesso tre aree principali di attenzione.

Gestione fiscale

La gestione fiscale può essere complicata, e errori nella compilazione o nell'interpretazione del codice fiscale possono avere gravi conseguenze per i proprietari di aziende. Ecco perché la gestione fiscale (inclusa sia la pianificazione che la preparazione fiscale) è un servizio fondamentale di molte aziende di contabilità.

La gestione fiscale ecommerce include il monitoraggio e il versamento di tutte le tasse statali e locali applicabili, il calcolo e la presentazione delle tasse stimate trimestrali, la presentazione di fine anno e la distribuzione dei 1099 ai lavoratori autonomi.

Determinare quando un venditore ecommerce deve addebitare l'imposta sulle vendite può essere complicato - ed è reso ancora più difficile dal fatto che diversi stati sono regolati da regole diverse. In generale, se un venditore ha un'attività significativa in uno stato (noto anche come nexus fiscale), quel venditore è responsabile della raccolta e del versamento delle tasse statali per qualsiasi acquisto effettuato da quello stato.

Un'azienda ecommerce ha sempre un nexus fiscale nello stato in cui ha sede. Altri fattori comuni includono la presenza di una sede fisica o di un magazzino, un dipendente o un partner di spedizione in uno stato, la visita a uno stato per una fiera commerciale o il superamento di un certo importo in vendite in un particolare stato.

Contabilità

Una contabilità accurata è un requisito di base per tutta la pianificazione aziendale e le operazioni. Ciò include il monitoraggio e la categorizzazione delle entrate e delle spese, la gestione dell'inventario e la revisione dei bilanci.

Include anche il monitoraggio dei resi dei clienti, una comodità che può migliorare la fedeltà dei clienti ma causare anche mal di testa contabili. Se non tracciati correttamente, un reso può compromettere le tue vendite, l'inventario, le spese, le previsioni e i registri dell'imposta sulle vendite tutto in una volta.

Un sistema di contabilità ecommerce dovrebbe tenere conto dei resi dei clienti e consentirti di accettare resi senza compromettere i tuoi report finanziari.

Pianificazione per la crescita

Ci sono poche cose più emozionanti che scalare un'attività. Fortunatamente, la contabilità ecommerce è più di un semplice compito per i proprietari di aziende. È anche il processo di raccolta di tutte le informazioni necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

La contabilità ecommerce può aiutarti ad analizzare:

• Quali prodotti o servizi sono più redditizi per la tua azienda
• Il tuo cambiamento di profitto nel tempo
• Le tue spese e passività maggiori
• Le opportunità per aumentare i tuoi margini di profitto

Può anche fornirti benchmark finanziari che puoi utilizzare per misurare il successo di nuove iniziative (ad esempio, il ritorno sull'investimento, o ROI, per una nuova campagna di marketing) e per pensare strategicamente ai tuoi prossimi passi.

Puoi permetterti di acquisire un concorrente? Quanto spendi annualmente per la spedizione, e un magazzino in un altro stato ti farebbe risparmiare? Quando è la tua prossima stagione di punta, e sarai pronto?

La contabilità ecommerce include anche la generazione di report finanziari come bilanci di profitto e perdita e rendiconti di flusso di cassa. Considerali come il manuale dell'utente per la tua attività: i tuoi bilanci e report finanziari rappresentano tutto ciò che devi sapere sul funzionamento della tua azienda, tutto raccolto in un unico posto.

Di cosa devono tenere traccia i proprietari di attività ecommerce?

La contabilità aziendale richiede di tenere traccia di tutte le transazioni, dell'inventario e dei dati finanziari di un'azienda. Ciò include metriche come il flusso di cassa e i profitti lordi, i bilanci e i bilanci di profitto e perdita (P&L).

• Flusso di cassa. Il flusso di cassa è il movimento di denaro dentro (e fuori) la tua azienda. La gestione del flusso di cassa può aiutarti a soddisfare tutti i tuoi obblighi e a evitare di contrarre debiti indesiderati.
• Profitto lordo. Una delle metriche chiave per gestire la tua attività, il profitto lordo si riferisce al totale delle entrate meno il costo delle merci vendute. Esprimendolo come formula, si legge profitto lordo = entrate - costo delle merci vendute.
• Margini lordi. I margini lordi vengono calcolati utilizzando gli stessi dati del profitto lordo, ma questa metrica è espressa come percentuale delle entrate totali. La formula per calcolare i margini lordi è margini lordi = (entrate - costo delle merci vendute) / entrate. Ad esempio, se la tua azienda guadagna €10.000 vendendo beni che ti sono costati €4.000, il tuo profitto lordo è di €6.000 e i tuoi margini lordi sono del 60%.
• Bilanci. Il tuo bilancio includerà tre categorie principali: attivi (inclusi contante, conti da ricevere e inventario), passività (inclusi conti da pagare, stipendi e imposte sul reddito) e il capitale combinato di tutti gli azionisti.
• Profitto e perdita. I bilanci di profitto e perdita forniscono una visione complessiva della redditività della tua azienda su un determinato periodo di tempo. Calcolano il totale delle entrate meno tutti i costi associati alla gestione della tua attività, inclusi COGS, spese di marketing, stipendi e spese generali. Se questo numero è positivo, hai realizzato un profitto nel periodo specificato. Se è negativo, hai subito una perdita.

Metodi contabili per i venditori ecommerce

Esistono molti fornitori di contabilità disponibili - dai software di contabilità a piattaforme tradizionali. Prima di iniziare con un fornitore, dovrai scegliere un metodo contabile.

I due metodi contabili sono la contabilità per cassa e la contabilità per competenza. Un'azienda ecommerce può utilizzare uno dei due metodi, ma non entrambi contemporaneamente. Cambiare metodo richiede la presentazione di documentazione all'Agenzia delle Entrate.

Contabilità per cassa

La contabilità per cassa è un metodo contabile che misura il trasferimento di denaro.

Ecco un esempio di come funziona la contabilità per cassa:

Sembra semplice, giusto? Con questo metodo, potresti ricevere un ordine di acquisto per un tavolo da caffè artigianale da €800, realizzare il tavolo e poi spedirlo al tuo cliente. Con un metodo di contabilità per cassa, registri le entrate dal tavolo solo quando il pagamento del compratore arriva nel tuo conto.

Lo stesso vale per le spese. Potresti dover €10.000 a un videomaker per una serie di video di prodotto da completare all'inizio del secondo trimestre, ma poiché quei €10.000 sono ancora nel tuo conto alla fine del primo trimestre, finirai per pagare le tasse su di essi durante il primo trimestre. Ai fini contabili, questo debito conta solo quando il denaro esce dal tuo conto.

Contabilità per competenza

La contabilità per competenza, a differenza della contabilità per cassa, misura una transazione quando i fondi vengono guadagnati o le spese vengono sostenute, non quando il pagamento cambia di mano.

Il metodo per competenza è più frequentemente utilizzato da grandi aziende e richiede una conoscenza contabile più specializzata e un approccio più pratico alla gestione dei conti rispetto al metodo per cassa.

Questo metodo fornisce un quadro più accurato della situazione finanziaria di un'azienda, ma è anche più complesso rispetto alla contabilità per cassa. La contabilità per competenza è il metodo richiesto dai principi contabili generalmente accettati (GAAP).

Ecco come funziona:

Sebbene la contabilità per competenza possa fornire un quadro più accurato della situazione finanziaria a lungo termine della tua azienda, ha il potenziale di fuorviare i proprietari di aziende riguardo allo stato attuale dei loro conti. Ad esempio, il produttore di tavoli da caffè di cui abbiamo parlato guadagnerebbe €800 non appena finisse il suo tavolo, ma il suo conto bancario aziendale potrebbe essere ancora vuoto.

Migliori software di contabilità ecommerce

Esaminiamo i migliori software di contabilità per piccole imprese che puoi utilizzare nella tua attività ecommerce.

QuickBooks Online

QuickBooks Online è un software di contabilità cloud completo che offre automazione per il tuo negozio ecommerce. Si integra con i principali canali di vendita online come Shopify. Questa funzione elimina l'inserimento manuale e la necessità di controllare le vendite e i pagamenti tra diversi negozi.

Le funzionalità includono:

• Integrazione senza soluzione di continuità: Collega le tue piattaforme ecommerce e marketplace con QuickBooks per importare automaticamente vendite e pagamenti, e mappali ai conti corretti.
• Abbinamento intelligente: QuickBooks suddivide automaticamente entrate, tasse e commissioni attraverso il tuo canale di vendita e mappa i pagamenti con i depositi bancari.
• Analisi delle tendenze: Offre approfondimenti sulle tue vendite, entrate e prodotti più venduti. Esegui report dettagliati sulle prestazioni della tua azienda attraverso diversi canali di vendita.
• Gestione fiscale: Automatizzando dettagliati breakdown finanziari, QuickBooks ti aiuta a massimizzare le tue detrazioni, semplificando il periodo fiscale.

Xero

Xero fornisce software di contabilità basato su cloud per piccole e medie imprese. Offre una serie di funzionalità di gestione finanziaria tra cui utenti illimitati, contabilità a doppia entrata e supporto per il budget. Puoi anche personalizzare il tuo dashboard per rivedere tutte le tue metriche ecommerce in un colpo d'occhio.

Le funzionalità includono:

• 800+ integrazioni: Si integra con varie applicazioni di terze parti, tra cui Shopify e Stripe, per migliorare la sua funzionalità.
• Utenti illimitati: Puoi avere quanti più utenti software desideri, con diversi livelli di controllo per diversi conti.
• Fatturazione e preventivi: Fornisce un modello di fatturazione personalizzabile e una funzione per creare e inviare preventivi. Include anche opzioni per promemoria automatici, fatture ricorrenti e la possibilità di inviare e ricevere denaro da altri utenti Xero.
• Monitoraggio delle spese: Collega la tua carta di credito e il tuo conto bancario direttamente all'applicazione, categorizza le tue spese, suddividi le transazioni e ricorda le categorie di transazione precedentemente utilizzate.

Zoho Books

Zoho Books è una piattaforma completa per gestire i tuoi compiti di contabilità e organizzare le tue transazioni. Fornisce un'unica posizione sicura per gestire le fatture e le bollette della tua azienda, riconciliare gli estratti conto bancari e controllare le spese.

Le funzionalità includono:

• Importazione: La possibilità di importare e organizzare i tuoi dati esistenti per semplificare le operazioni.
• Personalizzazione: Ti consente di adattare i modelli di transazione di vendita e acquisto per soddisfare le esigenze aziendali e riflettere l'identità del tuo marchio.
• Automazione: Facilita la prioritizzazione delle attività e la gestione di più compiti con flussi di lavoro automatizzati. Questi includono avvisi via email, aggiornamenti dei campi e notifiche in-app.
• Gestione documentale: Fornisce una posizione centralizzata per tutti i tuoi documenti, consentendo il caricamento e l'allegato di documenti come ricevute ai registri delle transazioni. I documenti possono anche essere inviati direttamente alla tua casella di posta, dove vengono automaticamente categorizzati e elaborati.

Come scegliere il giusto software di contabilità ecommerce

Scegliere la migliore soluzione di contabilità ecommerce per il tuo negozio è una decisione importante. Mentre confronti le tue diverse opzioni, tieni presente le seguenti considerazioni:

• Integrazioni: Quando combini i due sistemi, puoi facilmente automatizzare il trasferimento dei dati, mantenere accurati i livelli di inventario e semplificare la tua conformità fiscale.
• Scalabilità: Man mano che la tua attività cresce, le tue esigenze contabili cambieranno. Cerca software che offra diversi piani tariffari o pacchetti a cui puoi passare man mano che le tue esigenze aumentano.
• Funzionalità: Cerca strumenti che ti facciano risparmiare tempo come fatturazione, monitoraggio delle spese, calcolo delle imposte sulle vendite, stipendi e supporto multi-valuta che possono aiutarti a semplificare le tue attività amministrative.
• Facilità d'uso: Non vuoi spendere molto tempo a imparare (o a formare il tuo team) sul software. Assicurati che sia intuitivo e abbia un'interfaccia pulita.
• Supporto clienti: Un buon supporto è un salvavita se incontri problemi. Cerca software con un forte servizio clienti, inclusi chat dal vivo, supporto telefonico e una solida base di conoscenza.
• Sicurezza: I tuoi dati finanziari sono informazioni sensibili. Assicurati che il tuo software abbia funzionalità come l'autenticazione a due fattori, la crittografia dei dati e backup regolari per proteggere le tue informazioni.
• Buone recensioni: Controlla le recensioni di altre attività ecommerce. Puoi consultare siti come G2 o lo Shopify App Store per avere un'idea dei pro e dei contro del software.

In generale, il miglior software per te dipende dalle tue circostanze specifiche. Prima di impegnarti in uno, prova una versione gratuita per vedere se ha tutto ciò di cui hai bisogno.

Migliori pratiche di contabilità ecommerce

Le regole contabili e le normative fiscali variano da paese a paese e da stato a stato, quindi rimanere aggiornati è cruciale per il tuo successo. Anche se la contabilità non è il tuo forte, ci sono alcune semplici linee guida da seguire per gestire un'operazione ecommerce fluida.

Che tu stia gestendo il tuo primo o quinto negozio online, ecco sette migliori pratiche contabili da seguire:

1. Dai priorità una buona contabilità: Mantenere i tuoi registri in equilibrio è la chiave per una contabilità ecommerce efficace. Registra accuratamente tutte le transazioni finanziarie, incluse vendite, acquisti, entrate e spese. In questo modo, avrai una chiara comprensione della tua salute finanziaria.
2. Automatizza dove possibile: La tecnologia rende facile automatizzare molte attività contabili. Puoi utilizzare software per monitorare le vendite, calcolare le tasse e persino inviare fatture per tuo conto. Questo riduce il rischio di errori umani e ti fa risparmiare tempo.
3. Utilizza un software di contabilità ecommerce: Esistono molte soluzioni software di contabilità per aziende online che si integrano con la tua piattaforma ecommerce. Questi sistemi possono aiutarti a gestire e riconciliare le tue vendite, l'inventario e le spese.
4. Riconcilia regolarmente i tuoi conti: Fai in modo di confrontare frequentemente i tuoi registri finanziari con i tuoi estratti conto bancari per assicurarti che tutto corrisponda. Questo può aiutarti a individuare e correggere eventuali errori prima che diventino problemi seri.
5. Tieni traccia dell'inventario: Una gestione eccellente dell’inventario è fondamentale per le attività ecommerce. Devi sapere cosa hai in stock, cosa sta vendendo e cosa non lo è. Il tuo software di contabilità potrebbe offrire funzionalità di monitoraggio dell'inventario, oppure potresti voler utilizzare un sistema di gestione dell'inventario specializzato.
6. Monitora il flusso di cassa: Tieni d'occhio il tuo flusso di cassa - quanto denaro entra ed esce dalla tua attività. Un flusso di cassa positivo significa che il denaro entra e la tua attività è finanziariamente sana, ma se esce più denaro di quanto ne entri, dovrai affrontare rapidamente questa situazione.
7. Comprendi l'imposta sulle vendite: L'imposta sulle vendite è complessa per le aziende ecommerce, soprattutto se vendi a clienti in diversi stati o paesi. Comprendi i tuoi obblighi e assicurati di raccogliere e versare l'importo corretto dell'imposta sulle vendite.