Productiever worden: De 18 beste gratis apps voor kleine bedrijven

Productief blijven is cruciaal bij het managen van een groeiend bedrijf.

Als je een bedrijf leidt wordt er van alle kanten aan je getrokken. E-mails van klanten beantwoorden, je webshop up-to-date houden, je producten promoten…Het is vaak lastig om te bepalen bij welke taken je focus moet liggen om de groei van je bedrijf in stand te houden.

In zulke situaties kunnen motivational quotes je misschien even wat extra inspiratie en motivatie geven, maar ze helpen je niet om op de lange termijn zo efficiënt mogelijk te werken. Goede productiviteitsapps daarentegen zorgen dat je op het juiste moment de juiste taken oppakt, delegeert of automatiseert.

Om je op weg te helpen hebben we een lijst gemaakt van de 18 productiviteitsapps die wij het beste vinden. De lijst bestaat uit twee delen: De 10 beste productiviteitsapps voor ondernemers , en de 8 beste productiviteitsapps voor kleine bedrijven. Elke app helpt jou en/of je team om 2020 nog productiever te maken. En het allerbeste: ze zijn allemaal gratis.

De 10 beste gratis productiviteitsapps voor ondernemers

Als je wilt dat je hele bedrijf productiever wordt, is het altijd een goed idee om bij jezelf te beginnen. Want als jij je tijd niet optimaal gebruikt, heeft dat zijn weerslag op de productiviteit van je hele team.

Deze 10 productiviteitsapps voor ondernemers beschermen je tegen afleiding, helpen je om je tijd efficiënter in te delen, en zorgen dat taken met de hoogste prioriteit het eerste afgehandeld worden.

1. RescueTime

De beste gratis productiviteitsapp voor tijdsmanagement

RescueTime is een tijdsmanagementapp die precies bijhoudt hoeveel tijd je besteedt aan verschillend taken.

Misschien denk je zelf bijvoorbeeld dat je maar een paar minuten per dag op sociale media doorbrengt. RescueTime laat je zien hoeveel tijd je écht kwijt bent aan het scrollen door je tijdlijnen en feeds. Mensen schrikken vaak van het echte aantal, maar weten dan wel meteen dat ze paal en perk moeten stellen aan dit gedrag.

Of misschien kom je erachter dat een bepaalde taak die je vaak uitvoert, zoals informatie van één app naar een andere kopiëren en plakken, ook best geautomatiseerd kan worden. RescueTime laat je zien hoeveel tijd je kunt besparen door automatiseringstools zoals Zapier te gaan gebruiken.

Als je het gevoel hebt dat je heel veel uren draait, maar slechts weinig resultaat ziet, kan RescueTime je helpen om helder te krijgen op welke momenten je te veel tijd besteedt aan taken die relatief weinig impact hebben. Zo krijg je een goed beeld van welke taken je zou kunnen delegeren en automatiseren, en welke afleidingen je grootste valkuil zijn.

2. StayFocusd

De beste gratis productiviteitsapp om bij de les te blijven

Als je het gevoel hebt dat je te veel tijd verspilt op sociale media en nieuwssites of aan ander online vermaak, kun je StayFocusd – een Chrome extensie – gebruiken om te zorgen dat je die sites helemaal niet meer kunt bezoeken.

Met StayFocusd kun je precies instellen hoeveel tijd je op bepaalde sites mag doorbrengen. Als je bijvoorbeeld maximaal 10 minuten per dag op Twitter wilt zitten, kun je dat instellen in StayFocusd. Als de 10 minuten voorbij zijn blokkeert StayFocusd Twitter, en kun je er pas weer op na een door jou ingestelde tijd.

StayFocusd heeft ook een “paardenmiddelstand”, waarbij het alle websites blokkeert (eventueel behalve sites die je nodig hebt voor je werk, zoals Google Docs) gedurende de tijd dat je met een taak bezig moet zijn. Dit is vooral handig als je je echt moet focussen op je werk, maar niet zoveel zelfbeheersing hebt.

3. Boomerang for Gmail en Outlook

De beste gratis productiviteitsapp om niet afgeleid te raken door je inbox

Als blijkt dat checken en beantwoorden van e-mails je grootste valkuil is, kan Boomerang voor Gmail en Outlook helpen. De functie Inbox Pauze zorgt dat je geen nieuwe e-mails binnenkrijgt als je je echt moet concentreren. Als je klaar bent met je taak klik je op pauze opheffen, waarna Boomerang de tegengehouden e-mails weer doorlaat.

Het voordeel van Boomerang boven “gewoon je mail niet checken” is dat je uitzonderingen kunt instellen. Als je je op je werk moet concentreren maar ook op een belangrijke mail van iemand zit te wachten, kun je dat specifieke e-mailadres op de uitzonderingenlijst zetten, en worden de mailtjes van dat adres wel doorgelaten.

Daarnaast kun je een automatische reply instellen voor de mensen wiens e-mails worden tegengehouden, om ze te laten weten dat het even duurt voor je reageert. Daarin kun je ook meteen vermelden hoe mensen je wel kunnen bereiken als ze je echt dringend moeten spreken.

4. Todoist

De beste gratis productiviteitsapp voor het managen van je to-do list

Als je je to-do list graag op je telefoon bijhoudt, is Todoist een hele goede keuze. Met het gratis abonnement kun je maximaal 80 projecten aanmaken, zodat je je to-do list makkelijk kunt onderverdelen in verschillende lijstjes.

Zo kun je bijvoorbeeld verschillende lijsten maken voor werk en thuis, maar ze wel vanuit dezelfde app beheren. Of je kunt nog gedetailleerder aan de gang gaan en lijsten maken voor werk, thuis, boodschappen, mails, specifieke projecten, langetermijndoelen en alle andere categorieën die je kunt verzinnen.

Het grote voordeel van Todoist zit hem in zijn eenvoud. Schrijf kort op wat je moet doen, en zet er een vinkje bij als het gedaan is. Het is eigenlijk gewoon de digitale versie van een papieren lijstje, maar dan wel één waar je altijd bij kunt, op al je apparaten, zodat je elk idee wat bij je opkomt meteen op kunt schrijven.

5. KanbanFlow

De beste gratis productiviteitsapp voor de Pomodorotechniek

KanbanFlow combineert alle voordelen van een Kanbanbord met de tools die je nodig hebt om de Pomodorotechniek voor je werk te gebruiken.

Je begint met het indelen van je kanbanbord en het toevoegen van taken. Als je daarna aan een taak begint kun je met een druk op de knop een Pomodoro van 25 minuten instellen. KanbanFlow geeft een seintje wanneer je moet stoppen, en je kunt zelfs een timesheet maken van alle Pomodoro’s die je in een dag, week of maand gedaan hebt.

Een andere unieke functie van KanbanFlow is dat als je de timer stopt voordat de 25 minuten om zijn, hij je vraagt waarom je gestopt bent. Dit kan je helpen om erachter te komen welke zaken voor jou de grootste afleiding vormen, zodat je die voortaan kunt voorkomen of beperken.

6. Gmail

De beste gratis productiviteitsapp voor het managen van je mail

Gmail is al een fantastische gratis e-mailtool, maar wist je dat het nog een heleboel extra functies heeft die het een hele goede productiviteitstool maken?

Heb je bijvoorbeeld het gevoel dat je telkens weer dezelfde vragen zit te beantwoorden? Bespaar jezelf dan tijd met Canned Responses – kleine stukjes tekst die je kunt opslaan en met een paar muisklikken aan elke mail kunt toevoegen.

Krijg je e-mails die altijd naar dezelfde map moeten of meteen doorgestuurd moeten worden naar je accountant? In Gmail kun je filters maken die binnenkomende mails van bepaalde mensen of met bepaalde onderwerpen (bv “factuur”) automatisch labelen of doorsturen. Je kunt deze tool ook gebruiken om je inbox opgeschoond te houden door filters te maken die bepaalde mails automatisch archiveren of verwijderen.

Daarnaast heeft Gmail enorm veel add-ons die je kunt gebruiken om taken aan te maken in projectmanagementapps zoals Trello of Asana, of om e-mails direct door te sturen naar Slack of aan Evernote toe te voegen, allemaal direct vanuit je inbox. Zo kun je binnenkomende e-mails meteen verwerken en zorgen dat ze precies terecht komen waar je ze hebben wilt.

7. Evernote

De beste productiviteitsapp om je leven te organiseren

Elke soort software heeft zijn eigen manier om informatie op te slaan. Documenten op je computer worden opgeslagen op je harde schijf. Google Docs worden opgeslagen in Google Drive. Je slaat je favoriete pagina’s op in je browser en stopt je e-mails in een map om later naar te kijken

Maar al deze methodes van opslaan hebben hetzelfde probleem: op het moment dat je iets nodig hebt, weet je vaak niet meer waar je het precies opgeslagen hebt. Evernote lost dit probleem op door al je aantekeningen en documenten op één centrale plaats op te slaan.

Met Evernote kun je aantekeningen opschrijven of inspreken op al je apparaten, en ze in je account opslaan. Daarnaast kun je het integreren met Google Drive, Gmail en Outlook, om documenten en mails waar je later nog wat mee wilt doen op te slaan. En met de Evernote web clipper sla je complete kopieën van websites op in je Evernote account.

En als je het dan weer nodig hebt? Dan is het niet nodig om je af te vragen waar je het ook alweer opgeslagen hebt, want op Evernote kun je het gewoon via de zoekfunctie vinden.

8. LastPass

De beste gratis productiviteitsapp voor het managen van je wachtwoorden

Het is sowieso een slecht idee om voor elke website hetzelfde wachtwoord te gebruiken, maar het is extra gevaarlijk voor bedrijven, die hun bedrijfsdocumenten, websites, bankgegevens en boekhoudprogramma’s tegen hackers moeten beschermen.

Maar elke keer weer en uniek wachtwoord bedenken (en onthouden) kost enorm veel werk. Gelukkig kan LastPass je daarbij helpen. LastPass maakt lange, sterke, unieke wachtwoorden voor elke site waar je voor moet inloggen. En het slaat die wachtwoorden op in je LastPass account, zodat je nooit meer een wachtwoord hoeft te onthouden of resetten.

Op LastPass kun je 20 accounts gratis opslaan, dus je kunt het sowieso voor je belangrijkste websites en applicaties gebruiken. En voor maar €3/maand heb je al een upgrade, waarna je voor al je accounts wachtwoorden kunt maken en bewaren.

9. Zapier

De beste productiviteitsapp voor het automatiseren van taken

Zapier is een app die apps met elkaar verbindt, en het op die manier makkelijk maakt om data van de ene app naar de andere over te hevelen zonder moeilijk gedoe met codering. Er zijn ruim 1.500 apps die Zapier met elkaar kan verbinden.

Een goed voorbeeld is Zapiers Shopify Zaps, die nieuwe bestellingen automatisch op een spreadsheet zet, nieuwe klanten aan je e-mailmarketingtool toevoegt, taken rondom nieuwe bestellingen in je orderverwerkingstool zet, en nieuwe producten op sociale media post. Zo worden al deze taken uitgevoerd zonder dat jij er ook maar iets voor hoeft te doen.

Alle terugkerende klusjes die te maken hebben met het kopiëren en plakken van gegevens van het ene systeem naar het andere kun je via Zapier automatiseren. Instellen kost maar een paar minuutjes, en maakt tijd vrij om je te richten op belangrijkere taken.

10. Google

De beste gratis tool om je hoeveelheid apps te verminderen

Moet je snel valuta omrekenen, weten hoe laat het is aan de andere kant van de Atlantische Oceaan, of wil je een ingewikkelde rekensom uitvoeren? En gebruik je daar nog steeds aparte apps voor? Dat is helemaal niet nodig, want Google kan dit allemaal voor je doen.

Google heeft nog een eindeloze hoeveelheid  extra functies naast zoekresultaten op een rijtje zetten. Denk daarbij aan:

• Zien hoe laat het is in Australië en wat het tijdsverschil is tussen Australië en New York.  
• Een rekensom: typ hem in de zoekbalk, druk op enter, en je krijgt het antwoord.
• Uitrekenen hoeveel yen of dollars er in een euro gaan.
• Het goedkoopste hotel in een stad vinden.
• Een Pomodoro timer of stopwatch instellen om te kijken hoe lang je over iets doet.

Zo heb je minder losse apps nodig, en hoef je minder vaak tussen apps en programma’s te wisselen.

De 8 beste gratis productiviteitsapps voor kleine bedrijven

Als je eigen tijdsmanagement eenmaal op rolletjes loopt, is het tijd om de productiviteit van je hele team aan te pakken.

Deze acht gratis productiviteitsapps kun je voor je bedrijf als geheel gebruiken, zodat iedereen toegang heeft tot de tools die ze nodig hebben om hun werk zo efficiënt mogelijk te doen.

1. Trello

De beste gratis productiviteitsapp voor workflows in lopende band stijl

Als je projecten beheert waar in elke fase een ander persoon of team aan moet werken, is Trello de ideale productiviteitsapp.

Met een Trello board maak je aparte kolommen voor elke stap in het proces, en kun je taken van kolom naar kolom verplaatsen als één team of persoon ze af heeft. Daarnaast kun je taken aan mensen toewijzen en in één oogopslag zien hoever iedereen is met zijn taken.

Trello is ideaal voor workflows zoals contentmarketing, waar je werkt met schrijvers, redacteuren en grafisch ontwerpers, of voor personeelsafdelingen, waar HR en recruiters elk aparte taken moeten uitvoeren op verschillende punten in het proces.

2. Asana

De beste gratis productiviteitsapp voor kleine teams

Waar Trello vooral geschikt is voor workflows in lopende band stijl, is Asana’s gratis abonnement een stukje flexibeler wat betreft de manier waarop je team het liefst werkt.

Asana’s bord werkt precies hetzelfde als Trello, met een Kanban bord. Maar als je projecten liever op een andere manier bekijkt zijn er ook andere overzichten, zoals een to-do lijst of een kalender.

Een ander voordeel van Asana is dat je meerdere projecten tegelijkertijd in één overzicht kunt laten zien. In Trello heb je voor elk project een apart bord nodig, maar in Asana kun je de taken van om het even welk project aan iedereen toewijzen, vanuit een centraal punt.

Een nadeel van Asana is dat het gratis abonnement plaats heeft voor maximaal 15 teamleden, dus als je een groter team hebt moet je upgraden naar een betaald account. Voor Trello’s gratis abonnement geldt geen maximum aantal mensen.

3. Slack

De beste gratis productiviteitsapp voor real-time communicatie

Slack is een chat app waarmee teams in real-time met elkaar kunnen communiceren. Teamleden kunnen elkaar berichten sturen om direct te chatten, vooral op momenten dat e-mail niet snel genoeg is. Daarnaast kun je ook groep apps voor het hele team maken.

Maar wat Slack vooral zo goed maakt als het om productiviteit gaat is de enorme hoeveelheid apps die het beschikbaar heeft. Slack kan gekoppeld worden aan bijna elke app die je voor je werk gebruikt: support tickets maken in de groepsdiscussie, attachments opslaan in Dropbox of Google Drive, en taken die je in Slack gekregen hebt toevoegen aan je to-do lijst.

Daarnaast heeft Slack nog andere apps die helpen bij het automatiseren van processen of het verkrijgen van informatie van je collega’s. Je kunt bijvoorbeeld een app toevoegen die automatisch updates verzamelt voor het dagelijkse overleg, een app die lunchbestellingen opneemt, of een app die elke week enquêtes aan het team stuurt om te kijken in welke mate ze nog bij een project betrokken zijn.

Sommige van deze apps zijn gratis en voor andere moet je betalen, maar Slacks enorme bibliotheek heeft meer dan voldoende mogelijkheden om uit te kiezen.

4. Google Docs, Sheets, en Slides

De beste gratis productiviteitsapp voor real-time samenwerking

Met Google Docs, Sheet en Slides wordt het extra makkelijk om samen met anderen documenten, spreadsheets en presentaties te maken. Mensen kunnen in real-time met zijn allen aan een document werken. Ze zien precies waar anderen bezig zijn, zodat ze elkaars werk niet per ongeluk uitwissen.

Daarnaast kun je ook controleren wat anderen wel of niet aan kunnen passen in jouw werk door ze toestemming te geven om jouw werk te zien, er feedback op te geven, of aanpassingen te doen. Met de suggestiefunctie kunnen mensen veranderingen voorstellen die de eigenaar van het document kan accepteren of verwerpen, en met de feedbackfunctie kun je vragen stellen als er ergens meer uitleg bij nodig is.

Het allerbeste van deze drie tools is dat alle versies die je gemaakt hebt opgeslagen worden. Dus als iemand een verandering aanbrengt die toch niet werkt, of als je terug wilt naar een eerdere versie, heb je niet alleen direct toegang tot alle eerdere versies, maar kun je met een paar klikken de huidige versie ook weer in een eerdere veranderen.

5. Google Drive

De beste gratis productiviteitsapp voor het delen van documenten en mappen

Veel bedrijven gebruiken Dropbox, maar als je op zoek bent naar een gratis tool voor het delen en opslaan van documenten heeft Google Drive een betere deal. Het gratis abonnement van Dropbox heeft maximaal 2GB opslag, terwijl je bij Google Drive 15GB krijgt. Let wel, onder die 15GB valt ook je Gmail account.

Google Drive werkt makkelijker als je ook andere Google tools zoals Docs, Sheets en Slides gebruikt. De documenten die je daarin maakt worden automatisch opgeslagen in Google Drive. Je kunt team mappen maken in Google Drive, en iedereen met toegang tot de map ook toegang tot alle documenten in die map geven.

De Backup en Sync tools van Google Drive maken het extra makkelijk om alle documenten die je op je computer opslaat een back-up op Google Drive te geven. Daarnaast kan iedereen bij de documenten zonder dat ze de Google Drive app hoeven te openen. Daarmee wordt het een andere handige manier om alles wat je nodig hebt in één centrale locatie op te slaan, zonder dat je hoeft te gissen waar je het ook alweer opgeslagen had.

6. Notion

De beste gratis productiviteitsapp voor teaminformatie

Eén van de beste manieren om een team productief te houden is te zorgen dat iedereen makkelijk bij alle informatie kan die ze nodig hebben. Maar dat wordt al een stuk lastiger als elk team andere systemen gebruikt om hun kennis vast te leggen en op te slaan.

Met Notion kunnen teams hun eigen kennisbanken opbouwen, en die vervolgens toegankelijk maken voor iedereen in het bedrijf. Je maakt aparte werkomgevingen voor verschillende groepen, zoals HR, marketing, verkoop en klantenservice, die vervolgens voor iedereen makkelijk en snel te doorzoeken zijn.

Met het gratis abonnement van Notion kun je een onbeperkt aantal mensen toevoegen en 1.000 blokken aan informatie opslaan. Dat is voldoende voor groeiende bedrijven die wel alle kennis die ze opdoen in één plek willen verzamelen, maar nog geen groot budget hebben.

7. Wave Accounting

De beste gratis productiviteitsapp voor een eenvoudige boekhouding

Wave is een gratis accounting tool met heel veel functies, waarop bedrijfseigenaren en financiële medewerkers samen verkoop, facturen, uitgaven en winst kunnen bijhouden.

Met het gratis abonnement van Wave kun je onbeperkt banktransacties uitvoeren, facturen maken en verzenden en bonnetjes scannen. Zo worden alle bedrijfsinkomsten en uitgaven op één plek verzameld. Je kunt de creditcards van je personeel toevoegen en zo automatisch hun uitgaven bijhouden, en met de mobiele app van Wave kunnen ze snel scans van bonnetjes indienen.

Je kunt op Wave bovendien betalingen accepteren (daar zijn wel kosten aan verbonden) en automatisch betalingen in vreemde valuta omzetten naar euro’s. Daarnaast kun je je accountants en boekhouders aan het systeem toevoegen, zodat iedereen met dezelfde gegevens werkt. Bovendien kun je per persoon instellen welke informatie ze wel en niet mogen zien.

8. CloudApp

De beste gratis productiviteitsapp voor het delen van screenshots

Instructies worden vaak pas echt duidelijk als er ook afbeeldingen bij zitten. Daarom zijn screenshots zo belangrijk voor communicatie, zowel binnen je bedrijf als met derden. Helaas is het delen van screenshots vaak een enorm gedoe, maar met CloudApp wordt dat stukken makkelijker: met deze app kun je screenshots en korte video’s via een weblink delen met je medewerkers en klanten.

Om CloudApp in je bedrijf te kunnen gebruiken, moet elke werknemer die er gebruik van maakt een eigen gratis account aanmaken. Dit betekent wel dat de screenshots van je bedrijf niet op één centrale locatie opgeslagen zijn, maar mensen kunnen ze snel en makkelijk met elkaar delen via links. En als de screenshots gevoelige informatie bevatten kun je ze ook nog met een wachtwoord beveiligen.

De juiste productiviteitsapps voor jezelf en je bedrijf

De juiste productiviteitsapps helpen je om gefocust te blijven op de belangrijkste taken, maar te veel apps tegelijkertijd gebruiken vermindert je productiviteit alsnog.

Dus voordat je alle apps in dit artikel downloadt en naar je team stuurt, is het een goed idee om eerst helder te krijgen welke zaken jouw productiviteit het meest in de weg zitten.

Ben je makkelijk afgeleid? Dan zijn tools als RescueTime, StayFocusd, Boomerang en KanbanFlow ideaal.

Is je bedrijf als geheel niet productief genoeg omdat mensen niet precies weten wat hun prioriteiten zijn, of omdat ze niet bij de informatie kunnen die ze nodig hebben om hun werk af te maken? Dan zijn tools als Trello, Asana, Google Drive en Notion onmisbaar.

Lukt het maar niet om efficiënter samen te werken? Dan kunnen tools als Slack, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Drive en Wave Accounting je al een stuk op weg helpen.

Blijft heldere communicatie een pijnpunt? Probeer dan CloudApp. En als je het gevoel hebt dat je te veel dingen tegelijkertijd moet onthouden, zijn tools als Evernote, Todoist en LastPass een uitkomst.

Erachter komen wat de oorzaak van je gebrek aan productiviteit is, is de eerste step op weg naar een extra productieve toekomst.

Ook interessant:

• Zo helpt business intelligence jouw webshop groeien (BI-tools uitgelicht)
• 35 Time management tips voor ondernemers (door productiviteitsexperts)
• Thuiswerken: 7 tips om productiever te zijn

 

Dit artikel is een vertaling van een origineel artikel van Jessica Greene