5 conseils pour réaliser un cahier des charges

Entrepreneurs, créateurs, marchands... quel que soit votre projet, la rédaction d’un cahier des charges est une étape indispensable. Ce document, plus ou moins technique, vous aidera à structurer vos idées et à travailler avec les différents acteurs de votre projet comme un fournisseur, une agence de communication, un graphiste ou même vos collaborateurs. Votre cahier des charges est un document de référence qui mènera votre projet sur le chemin de la réussite.

À quoi sert le cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document extrêmement important, en particulier si vous travaillez avec des prestataires externes comme un développeur ou une agence marketing. Dans ce cas-là, le cahier des charges joue même un rôle contractuel et sera le document de référence durant tout le temps de la collaboration. En effet, votre cahier des charges sert à encadrer la prestation en définissant les fonctionnalités attendues et les contraintes du projet. Un cahier des charges bien rédigé vous aidera à atteindre vos objectifs et protègera toutes les parties prenantes du projet.

Mais ne vous méprenez pas, si le cahier des charges est indispensable lorsque vous travaillez avec des prestataires, sa rédaction est tout aussi importante si vous travaillez seul, notamment pour garder en tête vos objectifs et avoir une vision globale de votre projet.

Dans le cadre du développement d’une boutique en ligne par exemple, le cahier des charges décrit les fonctions que devra remplir le site final, ainsi que les spécifications techniques et contraintes. Pour certains projets particulièrement techniques, notamment dans le numérique, on fait aussi parfois la distinction entre le cahier des charges fonctionnel et le cahier des charges technique. Voici leurs spécificités :

• Le cahier des charges fonctionnel : le cahier des charges fonctionnel se focalise sur les besoins fonctionnels du projet, c’est-à-dire sur la manière dont doit répondre le projet à votre problème. Si l’on reprend notre exemple de site e-commerce, le cahier des charges fonctionnel listera par exemple l’arborescence du site et les fonctionnalités indispensables comme les fiches produit, le bouton d’ajout au panier ou la page de commande.
• Le cahier des charges technique : comme son nom l’indique, le cahier des charges technique va s’intéresser aux exigences techniques du projet. Toujours dans notre exemple de site e-commerce, vous allez par exemple définir une plateforme e-commerce comme Shopify ou un CMS, imposer un langage de programme comme Liquid dédié à la création de thèmes pour Shopify, ou encore exiger la compatibilité/connexion avec votre CRM.

Si vous n'avez pas les compétences techniques et que vous faites appel à un prestataire pour le développement de votre projet, ne vous inquiétez pas, cette partie sera probablement rédigée par votre prestataire d’après votre cahier des charges fonctionnel. D’où l’importance de faire un cahier des charges le plus détaillé et transparent possible.

Comment rédiger son cahier des charges ?

Comme expliqué précédemment, le cahier des charges est un document visant à présenter et encadrer votre projet, il doit donc fournir tous les éléments qui permettent sa compréhension. Pour cela, vous devez remettre le projet dans son contexte en commençant par présenter votre entreprise, vos objectifs, votre mission et bien sûr votre clientèle. N’ayez pas peur d’être transparent, en partageant par exemple votre modèle économique ou votre stratégie marketing. Ces éléments peuvent avoir leur importance pour comprendre ce que vous faites et comment vous le faites. Expliquez pourquoi vous voulez lancer votre projet en présentant votre problématique ou le contexte qui vous amène à devoir le lancer et les objectifs attendus.

Si nous restons dans notre thématique e-commerce, on peut penser que vous êtes propriétaire d’une boutique physique et que vous souhaitez ouvrir un site de vente en ligne pour développer votre activité et proposer par exemple à vos clients un service de Click and Collect pour améliorer l’expérience d’achat omnicanal. Vous pourriez aussi créer une nouvelle marque et vouloir lancer votre propre boutique en ligne pour maîtriser la distribution de vos produits.

Comme vous le voyez, les besoins seront différents, selon votre profil et votre histoire, même si le résultat final attendu semble être le même.

D’ailleurs, il se peut également que votre projet ne soit pas nouveau et que vous ayez déjà fait des essais ou des prototypes. Vous avez peut-être déjà déployé un site marchand avec un CMS, mais souhaitez aujourd’hui changer de solution technique pour accompagner votre croissance. Avant de vous lancer dans un projet de migration, il va vous falloir un cahier des charges détaillé pour que tout se passe sans encombre.

Quel que soit le cas de figure ou le projet, rédigez une description de vos besoins fonctionnels et techniques. Pour cela vous pouvez par exemple raconter le futur parcours utilisateur sur votre site. Quand un visiteur fait l’action A, il se passe ceci, quand il fait l’action B,  il se passe cela… Imaginer le parcours utilisateur vous permet de ne rien oublier et d’anticiper les besoins. Prenez le temps d’imaginer votre projet et n'hésitez pas à fournir des croquis ou schémas explicatifs. Créer une carte mentale (ou mind map) peut d’ailleurs grandement vous aider pour présenter votre arborescence, les parcours utilisateurs et lister les fonctionnalités attendues pour chaque page.

Sans être CTO ou développeur vous avez forcément conscience des contraintes techniques qui peuvent et doivent s’appliquer au projet. Par contraintes techniques j’entends par exemple l’usage obligatoire d’un CMS ou d’un langage particulier, la connexion avec un CRM ou ERP externe, ou la compatibilité avec votre système de facturation. Listez vos contraintes et vos exigences techniques dans votre cahier des charges et ne vous inquiétez pas si vous n’êtes pas un expert. L’objectif ici est d’alerter votre prestataire et de définir un cadre à son intervention. En tant qu’expert, il est à même de traiter ces informations et de les compléter.

Si votre projet nécessite l’intervention de plusieurs prestataires ou de différentes personnes au sein de votre entreprise, vous devriez inclure dans votre cahier des charges une présentation de l’équipe projet afin de faciliter la communication entre toutes les parties prenantes. Vous n’avez pas idée du temps que vous pouvez perdre si vous ne savez pas qui fait quoi sur votre projet. D’ailleurs, vous devriez également indiquer dans votre cahier des charges les délais d’exécution et la date de livraison souhaitée pour ce projet. 

Enfin, l’une des dernières choses à préciser dans votre cahier des charges est le budget alloué au projet. Cette information est cruciale si vous faites appel à un prestataire, mais elle fait aussi sens pour un développement en interne. Le budget peut orienter des choix techniques ou vous contraindre à la priorisation de certains développements.

En résumé, voici les éléments que devrait contenir votre cahier des charges :

• Explications détaillées des besoins,
• Historique du projet / état de l’existant,
• Liste des fonctionnalités souhaitées,
• Contraintes techniques,
• Liste des intervenants du projet et leur rôle,
• Délais,
• Budget.

5 conseils pour votre cahier des charges

Maintenant que vous savez comment quoi écrire dans votre cahier des charges, nous voulions partager avec vous quelques conseils pour vous aider à bien le rédiger.

1. Soyez transparent

Nous vous l’avons dit précédemment, et nous le répétons ici : soyez transparent et honnête dans votre cahier des charges. Vous allez travailler avec des prestataires ou des collaborateurs de confiance, alors inutile de leur cacher des informations. Plus vous leur donnerez des informations quant au contexte du projet, mieux ils comprendront vos attentes et pourront vous aider. Partagez vos objectifs, vos moyens, et expliquez le contexte du projet.

2. Faites simple

Il est vrai que votre cahier des charges doit apporter un maximum d’informations sur le contexte et le travail attendu, mais ce n’est pas une raison pour écrire tout un roman. Soyez concis. Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement. Utilisez par exemple des listes à puces pour énumérer vos objectifs ou présenter votre équipe, écrivez des titres et intertitres pour aider les lecteurs à retrouver une information en cours de projet, faites des paragraphes courts et limitez-vous à une information / idée par paragraphe pour faciliter la lecture en diagonale de votre document.

3. Créez des personas et des cas d’usages

Présentez la cible du projet grâce à vos personas pour aider les intervenants à bien comprendre les attentes des utilisateurs finaux. Pour aider également l’équipe en charge du développement du projet à comprendre le fonctionnement de votre site ou application, n’ayez pas peur d’écrire des cas d’usages adaptés à chaque utilisateur. Là encore, soyez concis dans la description du parcours utilisateur, utilisez un mind mapping ou présenter les étapes sous forme d’une liste à puces.

4. Partagez des références ou inspirations

Il est rare d’avoir une idée totalement originale et innovante ; bien souvent l’on trouve l’inspiration chez les autres. Cela peut être le site d’un concurrent, une application sur votre téléphone ou encore une expérience que vous avez vécue. N’hésitez pas à partager vos sources d’inspirations, via les URLs des sites e-commerce que vous aimez bien par exemple.

5. Présentez l’équipe projet

Fluidifiez la communication entre tout le monde en aidant les membres du projet à identifier rapidement le bon interlocuteur ou décideur. Pour cela, présenter votre équipe et le rôle de chacun en insistant sur le chef de projet, le décideur dans votre entreprise et le responsable technique.

Voilà vous savez tout sur la rédaction d’un cahier des charges, il ne vous reste plus qu'à vous lancer. Si vous avez besoin d’aide pour le développement de votre boutique en ligne, après la rédaction de votre cahier des charges, n’hésitez pas à contacter l’une des agences partenaires Shopify.

Publié par Maud Leuenberger. Maud est la rédactrice en chef du blog français de Shopify.

Rédaction par William Jezequel. 

Image : Burst.