Handelsregister: wat is het en waarom is het belangrijk dat je je inschrijft?

Als je serieus wil ondernemen, ontkom je er niet aan: je moet je inschrijven voor het Handelsregister. Maar wat houdt deze inschrijving precies in? Wat heeft de Kamer van Koophandel (KVK) hiermee te maken? En waarom is dit wettelijk verplicht?

In dit blog behandelen we alle vragen die je misschien hebt over het Handelsregister. 

Inhoud

1. Handelsregister definitie
2. KVK Handelsregister zoeken
3. KVK uittreksel
4. Ondernemen zonder in te schrijven
5. Handelsregisterwet: de regelgeving
6. Inschrijven wijzigen

Handelsregister definitie

In het Handelsregister staan alle ondernemingen en rechtspersonen van Nederland die deelnemen aan het economisch verkeer. Het is een enorme database van Rijksoverheid. Ook een stichting of vereniging moet zich in het register inschrijven. Dit wordt meestal gedaan door de notaris.

De Kamer van Koophandel (KVK) beheert het register, waardoor de KVK en het Handelsregister vaak in één adem genoemd worden. Wanneer je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel, schrijf je je dus eigenlijk in bij het Handelsregister. Vanaf dat moment ben je officieel ondernemer. 

Reden van inschrijving

Dat is ook meteen de reden dat je je wil inschrijven: je toont op deze manier aan dat je daadwerkelijk een bedrijf hebt. Met jouw KVK-nummer - dat je krijgt bij het inschrijven - open je bijvoorbeeld een zakelijke rekening of kun je inkopen doen voor je webshop bij een groothandel. 

Het Handelsregister is bovendien opgericht om het ondernemen veiliger te maken. Door jouw nummer van de KVK zien klanten meteen dat ze bij een daadwerkelijke onderneming kopen. Het staat dus veel betrouwbaarder en professioneler als je jezelf hebt ingeschreven.

Maar andersom werkt het natuurlijk ook: in het register kun je gegevens inzien, waardoor jij bij andere ondernemers, zoals leveranciers bijvoorbeeld, met wie je te maken hebt, wie de eigenaren zijn, wie bevoegd is om te tekenen en of het bedrijf eigenlijk niet failliet is. Zo hoef je nooit zaken te doen met onbetrouwbare partijen. 

Dit zijn de gegevens die in het Handelsregister zijn te vinden:

• Je handelsnaam
• KVK-nummer
• Naam en adres
• Telefoonnummer, e-mailadres en website van je bedrijf
• Vestigingsplaats (en eventuele andere vestigingen)
• Tekenbevoegden
• De curator in het geval van een faillissement
• Het aantal medewerkers inclusief de eigenaar

Heb je je nog niet ingeschreven bij de KVK? Lees dan ook ons blog over hoe je je precies inschrijft bij de Kamer van Koophandel.

KVK Handelsregister zoeken

Wil je in het KVK Handelsregister zoeken naar een bedrijf of organisatie? Je kunt in de database uitgebreid zoeken op KVK-nummer, handelsnaam of adres. Wanneer je op één van deze gegevens zoekt, vind je de andere twee, met een beschrijving van wat dit bedrijf doet en welke rechtsvorm het heeft. Als je uitgebreidere informatie zoals het uittreksel wil, moet je daarvoor betalen. 

Tip: met de KVK App Handelsregister krijg je de eerste dertig aankopen gratis. 

KVK uittreksel

Je kunt verschillende uittreksels bestellen in het Handelsregister. Allereerst kun je voor 2,35 euro het uittreksel gewoon inzien. Hier kies je bijvoorbeeld voor als je wilt checken of een bedrijf wel betrouwbaar is. 

Moet je ergens aantonen dat jouw bedrijf is ingeschreven? Kies dan voor een digitaal of papieren uittreksel dat is gewaarmerkt. Een digitaal gewaarmerkt uittreksel (7,70 euro) heeft een digitale ondertekening en is juridisch gelijk aan een papieren versie. 

Een digitale versie wordt alleen niet altijd geaccepteerd, dus controleer even of dit het geval is voordat je deze koopt. Anders zul je namelijk een papier gewaarmerkt uittreksel moeten aanschaffen (15,40 euro). Ze zijn beiden ook in het Engels verkrijgbaar voor dezelfde prijzen.

Let er overigens op dat een digitaal uittreksel zijn waarde verliest als je deze zelf uitprint. Kies daarom voor een papieren versie als je een fysiek document nodig hebt.

Gegevens op een KVK uittreksel

Wat staat er eigenlijk op zo’n uittreksel? Je vindt er een overzicht van de gegevens van een bedrijf, zoals de naam, het adres en de oprichtingsdatum. Ook staat hierin aangegeven of de organisatie wel of geen ongewenste postreclame of verkoop aan de deur wil.

Ondernemen zonder in te schrijven

Kun je ook ondernemen zonder je in te schrijven bij het KVK Handelsregister? In de meeste gevallen niet. Zodra je jouw producten verkoopt met de bedoeling om winst te maken, ben je wettelijk verplicht om je in te schrijven. 

Volgens de Kamer van Koophandel zijn dit de criteria van een onderneming:

1. Je levert diensten en/of producten.
2. Je vraagt hier meer voor dan de kostprijs: oftewel, je verdient geld door je uurtarief of prijs.
3. Je doet zaken met andere mensen dan alleen vrienden of familie.

Als je op de volgende vier vragen ook nog eens volmondig ‘ja’ kunt antwoorden, weet je dat je jouw bedrijf officieel moet inschrijven:

1. Investeer je geld en/of tijd in de start of groei van je bedrijf?
2. Werk je regelmatig in je eigen bedrijf en is er geen sprake van een eenmalige klus?
3. Ga je voor meer dan 1 opdrachtgever werken?
4. Bepaal je zelf wanneer en hoe je je werk doet?

Twijfel je alsnog of je je in moet schrijven in het handelsregister? Bel dan het KVK Adviesteam (0800-2117) om je persoonlijke situatie te bespreken.

Handelsregisterwet: de regelgeving

Het is belangrijk om te achterhalen of je als onderneming wordt gezien door de KVK en de Belastingdienst, want in dat geval ben je wettelijk verplicht om je in te schrijven. Sinds 1 juli 2008 is er namelijk (een vernieuwde versie van) de Handelsregisterwet, waarin staat dat alle ondernemingen, rechtspersonen en vestigingen ingeschreven moeten worden in het Handelsregister. 

Wijzigingen in regelgeving

Vanwege de privacy van ondernemers zijn de woonadressen van eigenaren van eenmanszaken, vennoten van personenvennootschappen en bestuurders van verenigingen van eigenaars, met ingang van 1 januari 2022 niet meer openbaar. Deze regelgeving is gewijzigd nadat de openbare gegevens in het register vaak werden gebruikt voor marketingdoeleinden.

Let op: als jij jouw onderneming hebt gevestigd op je woonadres, blijft dit zichtbaar als vestigingsadres in het Handelsregister. Je zou dus kunnen overwegen om je bedrijf op een ander adres te vestigen dan je woonadres, als je jouw privacy beter wil beschermen. Op hun eigen website deelt de KVK nog andere tips om ongewenste (commerciële) benadering te beperken.

Inschrijven wijzigen

Inschrijven in het Handelsregister maakt jouw onderneming officieel, maar het betekent niet dat je nooit meer iets kunt wijzigen. Wijzigingen meld je via de website van de KVK. Hoe je dat precies doet, hangt af van wat je precies wilt aanpassen. Je bedrijfsnaam wijzigen of het uitschrijven van een rechtspersoon, doe je bijvoorbeeld via een formulier. Hier vind je meer informatie over het doorgeven van wijzigingen.

Lees ook:

• Je webshop officieel maken? Schrijf je in bij de Kamer van Koophandel
• Een goede bedrijfsnaam bedenken: zo doe je dat (tips en voorbeelden)
• Waarom marktonderzoek essentieel is om je webshop te laten slagen
• Business Model Canvas: de 9 bouwstenen voor je bedrijf (+ gratis template)
• Meest verkochte producten voor webshops - trends en tips

Over de auteur

Tessa Ham wilde al schrijfster worden sinds ze haar eigen naam kon schrijven. Zo'n twintig jaar later is ze copywriter en schrijft ze voor de Nederlandse Shopify blog.