EU btw-regels voor e-commerce: heb jij alles goed geregeld?

Verkoop jij vanuit je webshop aan consumenten in andere EU-landen dan Nederland? Dan is het belangrijk dat je je houdt aan de EU btw-regels voor e-commerce. Sinds 1 juli 2021 zijn de regels aangescherpt. Dit had gevolgen voor veel ondernemers. In dit artikel lees je alles over de regels die mogelijk gelden voor jouw online business.

3 belangrijke EU btw-regels voor e-commerce

1. Veel webshops moeten btw afdragen en btw-aangifte doen in andere EU-landen. Er geldt een universeel drempelbedrag van 10.000 euro, voor alle landen in de EU samen.
2. Pakketjes van buiten de EU zijn niet vrijgesteld van btw, ook niet met een waarde onder de 22 euro. Dropshipping webshops met producten onder de 22 euro betalen btw, of laten hun klanten btw betalen.
3. Platforms die ondernemers de mogelijkheid bieden om te verkopen via het platform moeten in sommige gevallen btw afdragen. Door de zogenoemde 'platformfictie' kunnen dropshipping webshops mogelijk zelf btw-plichtig zijn, in plaats van hun leveranciers.

Hieronder lees je meer over de btw-regels voor e-commerce in de EU. Ook op de website van de Kamer van Koophandel vind je verdere informatie.

Geldende btw-regels voor verkopen aan andere EU-landen sinds 1 juli 2021

Verkoop je met jouw webshop in andere landen in de EU? Dan geldt sinds 1 juli 2021 nieuwe regelgeving voor je verkoop. De grootste verandering die is ingevoerd: alle drempelbedragen voor afstandsverkopen per afzonderlijk EU-land zijn komen te vervallen. In plaats daarvan geldt nu een universeel drempelbedrag van 10.000 euro voor al deze andere landen waar je verkoopt samen.

Dit universele drempelbedrag voor de hele EU is veel lager dan de eerdere drempelbedragen per land (Italië en Duitsland hanteerden vóór 1 juli 2021 bijvoorbeeld 100.000 euro).

Waarom heeft de EU hiervoor gekozen? Omdat het een gelijk speelveld wilde creëren voor ondernemers binnen en buiten de EU, en de btw-wetgeving wilde moderniseren door het meer uniform te maken. Vergelijkbare transacties zijn nu op dezelfde manier belast: het voornaamste uitgangspunt daarbij is dat btw wordt geheven in het land van ontvangst, ongeacht waar het pakket vandaan komt. Alleen kleine ondernemingen die onder het drempelbedrag van 10.000 euro blijven, zijn vrijgesteld van de btw-plicht in andere landen in de EU.

Voor wie gelden deze EU btw-regels voor e-commerce?

De btw-wetgeving geldt voor ondernemers die vanuit een EU-land producten en/of digitale diensten verkopen en leveren aan particulieren (om precies te zijn: klanten die geen btw-aangifte hoeven te doen, in sommige gevallen dus ook zakelijke klanten) in andere landen van de Europese Unie. Daarbij gaat het om de omzet van goederen die al binnen de EU zijn en waarvan je zelf de verzending regelt. 

Verkoopt jouw webshop aan particulieren in andere EU-landen? En is de totale omzet uit verkopen en digitale diensten in die landen meer dan 10.000 euro per jaar? Dan heb je te maken met deze btw-wetgeving. Per jaar houd je zelf het drempelbedrag in de gaten.

Voor ondernemers die minder dan 10.000 euro per jaar omzetten in andere EU-landen geldt de btw-wetgeving dus niet: zij kunnen Nederlandse btw in rekening brengen aan hun klanten in andere EU-landen. Houd er in dat geval natuurlijk rekening mee dat je op een later moment alsnog onder de nieuwe wetgeving kunt vallen, zodra je omzet in deze landen over de 10.000 euro drempel gaat. Je kunt dit bedrag soms sneller bereiken dan je vooraf denkt.

Lijst van btw-tarieven in de EU-landen

Voldoet jouw webshop aan de bovenstaande criteria? Dan moet je over je verkopen in andere EU-landen de btw betalen die geldt in het land van jouw EU-klant.

Hieronder zie je een overzicht van de tarieven per land:

Bron: europa.eu (laatste controle: 22 april 2024)

Belastingplicht

Als je buitenlandse btw berekent moet je daar uiteraard ook aangifte van doen in dat land. Je hebt dus de plicht om de btw aan te geven per afzonderlijk EU-lidstaat waarin je hebt verkocht. Dit is goed te doen als je maar in een enkel EU-land verkoopt, maar behoorlijk ingewikkeld als je in meerdere landen opereert. Gelukkig heeft de EU daar iets op bedacht, zoals je hieronder leest.

Aangifte via het éénloketsysteem

Via het éénloketsysteem van de Belastingdienst regel je je buitenlandse btw-aangifte zo eenvoudig mogelijk. Het éénloketsysteem wordt ook wel de One-Stop Shop- of OSS-regeling genoemd. Je kunt je bedrijf hiervoor aanmelden. Met dit systeem betaal je de buitenlandse btw niet in elk apart EU-land, maar je meldt ieder kwartaal de buitenlandse btw over alle verkopen aan particulieren in andere EU-landen. Deze btw betaal je in één keer. De Nederlandse Belastingdienst stuurt jouw melding en betaling vervolgens door naar de belastingdiensten van deze EU-landen.

Je mag je bedrijf ook registreren voor de btw in de aparte EU-landen, als je geen gebruik wilt maken van het éénloketsysteem. Maar dit levert je doorgaans meer werk op.

Administratie, prijsstelling en variabele btw-percentages

Naast de belastingaangifte via het éénloketsysteem zijn er nog meer dingen waar je rekening mee moet houden:

Administratie

Als je btw-aangifte doet, moet je je administratie op orde hebben om te weten hoeveel btw je in welk land verschuldigd bent. Zorg dat je dit goed registreert, bijvoorbeeld in je boekhoudsoftware. Je kunt je boekhoudsoftware eenvoudig koppelen aan een e-commerce platform zoals Shopify, om dit zoveel mogelijk te automatiseren.

Prijsstelling

Neem je prijsstrategie onder de loep als je je producten in andere EU-landen wilt verkopen. Met een ander btw-percentage zijn je prijzen misschien minder aantrekkelijk, of maak je er minder winst op.

Dit is als we ervan uitgaan dat je aan al je klanten dezelfde verkoopprijs (dus inclusief btw) berekent. In dat geval maak je op verkopen in het ene EU-land meer winst dan op verkopen in het andere EU-land, omdat je in het ene land een lager percentage btw afdraagt dan in het andere land.

Toepassen van variabele btw-percentages

Veel online ondernemers kiezen er liever voor om hun verkoopprijzen af te stemmen op het land waarin hun producten verkocht worden. In landen met een hoger btw-percentage is de verkoopprijs dan hoger, zodat de webshop evenveel winst op het product maakt als in andere landen met andere btw-percentages.

Om dit goed te regelen moet je e-commerce platform de optie hebben om variabele prijzen te laten zien. Als de verschillende belastingtarieven en verkoopprijzen per land goed geautomatiseerd worden, bespaart dit jou als verkoper heel veel gedoe.

🎯 Aanpassen in Shopify

Kies in Shopify zelf je belastinginstellingen, op basis van wat het beste is voor jouw bedrijf. Als je gebruik maakt van de automatische belastingberekening kun je selecteren hoe je bent geregistreerd voor btw in de EU:

• One-Stop Shop-registratie. Kies deze optie als je één btw-aangifte doet voor al je verkopen aan particulieren in andere EU-landen (via het éénloketsysteem).
• Vrijstelling micro-onderneming. Kies deze optie als je als kleine onderneming onder het drempelbedrag van 10.000 euro blijft. Dan ben je vrijgesteld van de btw-plicht in andere landen in de EU en kun je de Nederlandse btw blijven rekenen.
• Landspecifieke registratie. Kies deze optie als je afzonderlijk btw-aangifte doet voor elk EU-land waarin je hebt verkocht.

Regeling voor invoer van pakketten van buiten de EU

Sinds 1 juli 2021 wordt ook Nederlandse btw geheven over pakketten onder de 22 euro die worden ingevoerd vanuit landen buiten de Europese Unie naar EU-landen: 21% bovenop de waarde van het pakket. Er is dus geen vrijstelling van btw meer voor pakketjes met een waarde van maximaal 22 euro. 

Wie draagt die btw af? Dat hangt ervan af. Er zijn 3 opties:

1. Als je als webshop op eigen naam levert en pakketjes rechtstreeks verzendt vanuit een niet-EU land, mag je gebruik maken van de Invoerregeling (voor pakketjes tot en met 150 euro). Je doet dan btw-aangifte via het éénloketsysteem van de Belastingdienst en berekent de btw door aan je klanten, in de verkoopprijs.
2. Als je niet op eigen naam levert, dan ben je afhankelijk van je leverancier. Verkopers van buiten de EU kunnen ervoor kiezen om via een tussenpersoon gebruik te maken van de Invoerregeling voor pakketjes tot en met 150 euro. Ze kunnen hun pakketjes naar de EU voorzien van een iOSS-nummer (daarmee weet de douane wie de btw moet afdragen) en automatisch de btw afdragen in het land van ontvangst via de Invoerregeling.
3. Kiest je leverancier ervoor om niets te doen, dan wordt het betalen van de invoer-btw aan de Europese ontvanger overgelaten. In dat geval krijgt de ontvanger een factuur van de postbezorger voor de invoer-btw, plus inklaringskosten en eventuele invoerrechten. Vooral bij producten met een lage waarde staan die extra kosten vaak niet in verhouding, en kan het gebeuren dat de klant ineens meer dan het dubbele betaalt.

Waarom doet de EU dit? Om oneerlijke concurrentie in te dammen en Europese verkopers te beschermen. Door de 22 euro-vrijstelling konden leveranciers in niet-EU landen tot 1 juli 2021 veel lagere prijzen vragen voor een product dan Europese verkopers, die wel al btw moesten doorberekenen in hun prijzen. Bovendien liepen de Europese belastingdiensten zo veel btw-inkomsten mis.

Aandachtspunten EU btw-regels voor e-commerce

Met de huidige EU btw-regels voor e-commerce is het niet langer zo eenvoudig om (goedkope) producten rechtstreeks vanaf leveranciers buiten de EU te laten verzenden naar klanten binnen de EU. Dit geldt bijvoorbeeld voor dropshippers, als ze onder hun eigen naam verkopen.

Als dropshippers als tussenpersoon optreden, door via hun site spullen van een ander te verkopen (bijvoorbeeld producten die ze hebben gesourced via AliExpress), dan geldt voor hen mogelijk de zogenoemde 'platformfictie'. Daarover lees je verderop in dit artikel meer.

Aandachtspunten voor dropshipping webshops

Vóór 1 juli 2021 was het aanbieden van producten onder de 22 euro een strategie van dropshipping webshops om extra douanekosten voor hun klanten te voorkomen. Maar deze strategie werkt niet meer met de huidige btw-regels. En klanten accepteren het niet zomaar als ze een fikse rekening van de douane krijgen bij hun pakketje, omdat ze vaak juist op zoek zijn naar een goedkoop product. Daarom is het belangrijk voor dropshippers om helder te hebben wie de btw afdraagt.

Producten kunnen niet btw-vrij geleverd worden aan particulieren in de EU - ongeacht wie de btw aangeeft, uiteindelijk is het de klant die betaalt. Blijft er, met de kleine marges en soms stevige prijsconcurrentie waar dropshipping om bekend staat, nog voldoende winstmarge over om het rendabel te houden? Daar kun je je verder in verdiepen.

Aandachtspunten voor consumenten

De huidige EU btw-regels voor e-commerce hebben ook gevolgen voor consumenten. Zij moeten oppassen voor niet-EU leveranciers die de btw-afdracht op de koper afwentelen. Als dat zo is, zijn ontvangers zelf verantwoordelijk voor het betalen van de douanekosten (btw, inklaringskosten en eventueel invoerrechten). Meestal betaal je deze kosten als consument aan de bezorger van je pakket, bijvoorbeeld DHL of PostNL. Al met al kunnen de kosten voor het ontvangen van een pakketje van buiten de EU behoorlijk oplopen:

• Btw bij invoer: dit is 21% bovenop de waarde van het pakketje, ook als dat pakketje minder dan 22 euro waard is.
• Invoerrechten: bij goederen boven de 150 euro betaal je naast btw ook invoerrechten. Hoeveel je als consument moet betalen is afhankelijk van de HS-code van het product dat je besteld hebt. Op de site van de Belastingdienst vind je een tabel met alle tarieven.
• Inklaringskosten: dit zijn de kosten die de vervoerder rekent voor het afhandelen van de inklaring (o.a. de douaneaangifte van de goederen, het voorschieten van de verschuldigde douanerechten, btw en andere heffingen, opslagkosten en de administratieve afhandeling). De kosten die de pakketdiensten rekenen voor de inklaring liggen vast. Zo rekent PostNL 6 euro bij pakketten tot en met 150 euro en 12 euro bij pakketten vanaf 150 euro.

Hoe ga je om met de invoerregels?

Hoe je binnen jouw bedrijf omgaat met de invoerregels hangt af van jouw specifieke situatie.

Wie geeft de btw aan?

Lever je producten onder je eigen naam? Dan kun je je aanmelden via de Invoerregeling (ook wel bekend als iOSS) binnen het éénloketsysteem van de Belastingdienst. Die geldt voor goederen tot en met 150 euro.

Lever je producten op naam van je niet-EU leverancier? Achterhaal dan welke invoerregels je leverancier hanteert.

Prijsstelling

Sinds 1 juli 2021 moet je ook bij producten onder de 22 euro rekening houden met de btw. Controleer de prijzen van de producten in je webshop en de vermelding van de btw.

Administratie

Als je btw afdraagt, betekent dit dat je een gedegen administratie moet bijhouden om je btw-aangifte goed te kunnen doen. Gebruik bijvoorbeeld boekhoudsoftware om je administratie bij te houden, die je kunt koppelen aan je webshop.

Informeer je klanten

Zorg dat je klanten weten waar ze aan toe zijn. Maak duidelijk dat je producten van buiten de EU komen, of je prijzen inclusief btw zijn, of dat klanten een factuur voor invoer-btw en bijkomende kosten kunnen verwachten.

EU btw-regels voor platforms

Kan jouw dropshipping webshop gezien worden als een platform? Dat wil zeggen, doet je webshop meer dan alleen kopers en verkopers bij elkaar brengen, en faciliteert het ook bestellingen en betalingen van producten van maximaal 150 euro? Dan is het mogelijk dat jij als ondernemer verantwoordelijk bent voor de btw-afdracht.

Dan kom je namelijk de platformfictie tegen. Dit heeft gevolgen voor hoe de Belastingdienst een transactie via een platform ziet en belast. Een verkoop via een platform creëert in deze 'fictie' als het ware 2 transacties: eentje tussen de niet-EU leverancier en het platform (B2B), en eentje tussen het platform en de consument (B2C). 

In de transactie tussen leverancier en platform wordt het platform gezien als de importeur en kun je dus gebruik maken van de Invoerregeling om btw aan te geven. Voor de transactie tussen platform en consument gelden vervolgens de huidige btw-regels, waarbij btw afgedragen wordt in het land van de consument.

Als je inderdaad een platform runt, vraag dan een fiscaal adviseur of je btw-plichtig bent en wat de gevolgen zijn voor je aansprakelijkheid.

Handig: webinar van de Belastingdienst

Alt text: Banner van de Belastingdienst over EU btw-regels voor e-commerce

Ben je nog niet zo bekend met de EU btw-regels voor e-commerce? Bekijk de gratis webinar van de Belastingdienst (gegeven op 20 april 2021) om hier nog meer over te leren.

De Belastingdienst gaat in op:

• De EU btw-richtlijn e-commerce en de impact op ondernemen
• De beschikbare regelingen (Unieregeling, Invoerregeling)
• De dienstverlening van de Belastingdienst
• De beschikbare informatie en hulp

Ook nuttig: in de onderstaande animatie legt de Belastingdienst kort de EU btw-regels voor e-commerce uit: