Wie ein Food-Start-up nach einem Fernsehauftritt 15.000 Online-Bestellungen in 12 Stunden bearbeiten konnte

Das Münchner Food-Start-up 3Bears produziert Porridge und verkauft es vorwiegend über den eigenen Onlineshop. Nach einem Auftritt in Die Höhle der Löwen hat das Unternehmen 15.000 Bestellungen in 12 Stunden abgewickelt. Wie das ging und warum Shopify und das Warenwirtschaftssystem Xentral dabei entscheidend waren, erklärt der Unternehmensgründer in diesem Blogpost.

von Hendrik Breuer

Letzte Aktualisierung: 6. Sept. 2018

Das Münchner Food-Start-up 3Bears produziert Porridge (also die britische Version des guten alten Haferbreis) und verkauft es vorwiegend über den eigenen Onlineshop. Bekannt wurden 3Bears und dessen Gründer über das TV-Format Die Höhle der Löwen. Dort konnte auch Frank Thelen als Investor gewonnen werden.

Seit dem Fernsehauftritt ist die Tendenz der täglich einlaufenden Bestellungen stark steigend. Teilweise müssen in nur wenigen Tagen tausende Bestellungen abgewickelt werden - rund um die Ausstrahlung der Sendung waren es 47.000 Bestellungen, von denen fast 15.000 innerhalb der ersten zwölf Stunden aufliefen!

Das bedeutet, dass Onlineshop und ERP-System optimal laufen müssen. 3Bears setzt dafür auf ein Shopsystem von Shopify und das Warenwirtschaftssystem Xentral. Beide Systeme sind auf mehrere tausend Bestellungen pro Tag ausgerichtet.

Tim Nichols ist einer der Gründer von 3Bears. Im Gespräch mit unserer Gastautorin Carina Goldschmid verrät Tim, wie es zur Gründung von 3Bears kam, wie Shopify und Xentral perfekt integriert wurden und was überhaupt so toll ist an Porridge.

Wir wollten eine neue Herausforderung in unserem Leben, also haben wir beschlossen, 3Bears zu gründen!

Lesetipp: Weitere Erfolgsgeschichten von Shopify-Händlern in Deutschland, Österreich und der Schweiz findest du hier.

Wie ist die Idee für das Start-up entstanden? Und was war das ausschlaggebende Argument, dass ihr gesagt habt: Ja, jetzt gründen wir!

Während wir in London lebten, aßen Caroline (meine Ehefrau) und ich viel Porridge. Caroline, weil sie viele verschiedene Geschmackskombinationen kreieren konnte, und ich, weil mir gefiel, wie schnell man es zubereiten kann und was für ein tolles Essen Porridge ist – insbesondere vor oder nach dem Sport. Wir wussten, dass Porridge zum Frühstück auf dem deutschen Markt nicht wirklich existierte, also sahen wir die Chance, in Carolines Heimat zu ziehen, um Porridge in Deutschland einzuführen.

Caroline und ich wussten auch, dass unsere Fähigkeiten und Erfahrungen sehr unterschiedlich waren (Caroline Vertrieb und Marketing, ich Finanzen und Technologie), aber dass sich genau diese Bereiche ergänzen und wir aus diesem Grund ziemlich gut zusammen arbeiten können, ohne uns gegenseitig auf die Nerven zu gehen.

Wir wollten eine neue Herausforderung in unserem Leben, also haben wir beschlossen, 3Bears zu gründen!

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Der erfolgreiche Onlineshop von 3Bears.

Wie funktioniert das Produkt und wo kann man es kaufen?

3Bears Porridge ist in vier Geschmacksrichtungen erhältlich, inklusive unserem Bestseller “Zimtiger Apfel”. Eine weitere kommt demnächst hinzu.

Wir verkaufen unseren Porridge in 400-Gramm-Beuteln und Portionspackungen. 3Bears kann man in vielen Geschäften in Deutschland und Österreich vor Ort kaufen – darunter EDEKA, REWE, Famila, Globus, Real, Tegut und online bei Amazon oder halt in unserem Shop 3bears.de.

Von der Idee bis zur Umsetzung: Was waren die größten Herausforderungen und was war der schönste Moment?

Eine der größten Herausforderungen war es, mit dem rasanten Wachstum von 3Bears Schritt zu halten. Die richtigen Leute, Partner und Lieferanten zu finden, die schnell und flexibel sind und unsere Vision teilen, war eine Herausforderung, aber eine, die Spaß gemacht hat!

Eine der größten Herausforderungen war es, mit dem rasanten Wachstum von 3Bears Schritt zu halten.

Abgesehen von der Investition von Judith William und Frank Thelen in Die Höhle der Löwen, die ein offensichtlicher Höhepunkt war, war ein weiterer großartiger Moment, als Caroline und ich realisiert haben, dass Menschen in ganz Deutschland das Produkt, das wir ursprünglich selbst zu Hause zubereitet haben, wirklich sehr gerne mögen!

Hinweis: Frank Thelen hat seitdem auch in Xentral investiert.

Welche Tools nutzt ihr täglich?

Dank des großen Angebots an Software und allen möglichen Tools ist momentan eine gute Zeit, ein Start-up zu gründen. Wir nutzen täglich verschiedene Software-Lösungen, einschließlich Microsoft Office 365 und Shopify. Aber Xentral ist das System, das wir als das “schlagende Herz” unseres Unternehmens bezeichnen, da darüber alles ein oder aus geht.

Wann und warum habt ihr euch dafür entschieden, ein ERP-System einzuführen?

Als wir 3Bears gründeten, hatten wir nur wenig Bestellungen, die wir im Backend unseres Onlineshops bearbeiten konnten. Nach ungefähr sechs Monaten haben wir mehr und mehr B2B-Kunden gewonnen, und es wurde schnell klar, dass wir ein größeres System für die Bestandskontrolle, Auftragsbearbeitung und Fakturierung benötigten.

Vor diesem Hintergrund begannen wir Anfang 2017, uns nach einem geeigneten System umzusehen. Da wir wussten, dass wir später in dem Jahr in Die Höhle der Löwen auftreten werden, hatten wir auch eine feste Deadline, denn wir wussten, dass das richtige ERP-System (also Enterprise-Resource-Planning-System) essentiell ist, um die hohe, zu erwartende Bestellmenge bearbeiten zu können.

Onlineshop und ERP-System müssen einwandfrei miteinander funktionieren...

3Bears hatte sich für das ERP-System Xentral entschieden, da es darauf ausgerichtet ist, innerhalb von kurzer Zeit eine große Anzahl an Bestellungen abzuwickeln, das Lager zu automatisieren und die Versanddienstleister zu managen. Als Shopsystem wird Shopify eingesetzt, da der Onlineshop flexibel auf große Bestellmengen skalieren kann. Doch für die geplante Menge an Bestellungen mussten Xentral und Shopify aufeinander abgestimmt werden, um die Performance auch bei voller Auslastung aufrecht zu erhalten.

Und wie wurden die beiden Systeme integriert?

Für Shopify und das ERP-System Xentral gab es bereits eine Schnittstelle, über die die Artikel direkt von Shopify in Xentral angelegt, die Artikeldaten wie Lagerbestand, Beschreibungen, Preise und Co. automatisch gepflegt sowie die Aufträge und Bestellungen synchronisiert wurden. Doch für das enorm hohe Bestellaufkommen wurde die Schnittstelle durch Zusammenarbeit beider Partner enorm erweitert, sodass alle relevanten Informationen automatisch in Xentral abgebildet werden konnten, um einen starken Performance-Gewinn für das E-Commerce-Business von 3Bears zu erzielen. Von der neuen Schnittstelle können nun auch weitere hochfrequentierte Onlineshops profitieren.

Food-Start-ups unterliegen strengen Anforderungen. Wie geht ihr damit um?

Die Wahl des richtigen ERP-Systems ist für Start-ups im Lebensmittelbereich eine der wichtigsten Entscheidungen für den Geschäftserfolg. Funktionen wie Finanz- und Rechnungswesen, Stammdatenverwaltung und Lagerbestand gehören bei fast allen ERP-Systemen zur Standardausstattung. Doch Food-Start-ups brauchen weitaus mehr Funktionen und Daten, um die strengen Regeln der Behörden einzuhalten und nachweisen zu können.

Eine wichtige Zusatz-Funktion ist die Angabe des Mindesthaltbarkeitsdatums, der sogenannten “MHD-Markierung”, die automatisch auf dem Etikett oder der Produktverpackung abgedruckt sein muss. In Kombination mit dem FEFO-Verfahren (first expired first out) ordnet das ERP-System die Waren nach Verfallsdatum und sorgt dafür, dass die Produkte, die zuerst ablaufen, auch zuerst versendet werden. Auch die Führung von verschiedenen Chargen und die transparente Auflistung der enthaltenen Zutaten ist im Lebensmittelbereich Pflicht.

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Which method is right for you? Geposted von Hendrik Breuer: Hendrik ist Redakteur des deutschen Shopify-Blogs. Möchtest du auch einen Gastbeitrag veröffentlichen? Dann lies dir bitte zuerst diesen Leitfaden.