Fatturazione elettronica tra privati: le risposte ai vostri dubbi

Ci eravamo appena ripresi dal GDPR ed ecco che arriva una novità in ambito fiscale. Si tratta della fatturazione elettronica obbligatoria fra privati che è stata introdotta dalla Legge di bilancio 2018 e di cui si fa già un gran parlare perché entrerà in vigore fra qualche mese.

L’argomento è complesso e da sola non avrei saputo raccontarvelo a dovere, anzi, mi ha fatto già venire un leggero cerchio alla testa. Così ho chiesto all’avvocato Lorenzo Grassano di aiutarci a capire cos’è questa novità e cosa dobbiamo fare per evitare le sanzioni.

Che cos'è la fatturazione elettronica tra privati?

La fattura elettronica tra privati è una normale fattura B2B — cioè fra soggetti titolari di partita IVA — che però dovrà essere emessa, ricevuta, firmata e conservata in maniera digitalizzata.

Quindi, dice la legge, dovrà avere un formato elettronico in grado di assicurare, dal momento della sua emissione e fino al termine del suo periodo di conservazione:

• l'autenticità dell’origine;
• l’integrità del contenuto;
• la leggibilità della fattura.

Da quando la fattura elettronica diventa obbligatoria? E lo sarà per tutte le società?

L’obbligo entra in vigore il 1° gennaio 2019.

Per quanto riguarda i soggetti obbligati, per fortuna il legislatore ha pensato alle esigenze delle realtà più piccole.

Infatti sono esonerati i soggetti di minori dimensioni che si avvalgono del cosiddetto “regime di vantaggio” o del “regime forfettario” .

Questi soggetti sono esonerati dall’emissione, ma è indubbio che potranno ricevere fatture elettroniche emesse dalle società obbligate in tal senso.

Ormai molti professionisti e società emettono fatture verso l’estero, succede anche a tanti merchant di Shopify. Come ci si deve comportare in questo caso?

La fattura elettronica funzionerà solo per le operazioni tra soggetti passivi residenti, vale a dire, stabiliti nel territorio dello Stato.

Chi lavora con l’estero, vendendo beni o prestando servizi, dovrà predisporre una comunicazione periodica per l’Agenzia delle Entrate.

Questa comunicazione dovrà essere inviata entro l'ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso oppure a quello della data di ricezione del documento che comprova l'operazione. Per “data di ricezione” si intende la data di registrazione dell’operazione ai fini della liquidazione dell’IVA.

La comunicazione dovrà contenere queste informazioni:

• i dati identificativi del cedente/prestatore — cioè chi vende — e i dati identificativi del cessionario/committente — cioè chi acquista;
• la data del documento comprovante l’operazione, la data di registrazione (per i soli documenti ricevuti e le relative note di variazione);
• il numero del documento, la base imponibile, l’aliquota IVA applicata e l’imposta oppure, se l’operazione non comporta l’annotazione dell’imposta nel documento, la tipologia dell’operazione.

La comunicazione sarà facoltativa per tutte le operazioni per le quali è stata emessa una bolletta doganale.

Quindi il formato della fattura diventa elettronico e dovremo avere anche altri accorgimenti. Invece che cosa rimane come prima?

L’obbligo di fatturazione elettronica è importante ma non stravolge le regole che già esistono e che conosciamo.

Per esempio la data di esigibilità dell’imposta continuerà a essere identificabile con la data riportata nella fattura. Mentre la data da cui decorrono i termini di detraibilità dell’imposta sarà identificata dalla data di ricezione attestata al destinatario dai canali telematici di ricezione oppure dalla data di presa visione della fattura elettronica nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate in cui è stata depositata.

Passiamo agli aspetti pratici: quali strumenti dovremo usare per emettere le fatture elettroniche?

Da giugno 2014 la fattura elettronica è diventata obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA che intrattengono rapporti commerciali con le pubbliche amministrazioni. Per questo l'Agenzia delle Entrate e Sogei SpA hanno realizzato un sistema gratuito per le fatture elettroniche PA, chiamato SdI (Sistema di interscambio).

Questo sistema sarà utilizzabile anche dalle società private per emettere e ricevere le fatture elettroniche.

Le fatture che vengono create con il Sistema di Interscambio usano dei modelli standardizzati in formato XML che sono stati definiti dall’Agenzia delle Entrate proprio per garantirne l'autenticità e l’integrità, grazie alla firma elettronica, e la conservazione per 10 anni.

Per creare, ricevere, firmare, trasmettere o conservare una fattura elettronica , le società potranno scegliere di usare il software che preferiscono, a patto che risponda ai requisiti di legge proprio come fa il Sistema di Interscambio.

E qual è a grandi linee il procedimento per creare e trasmettere una fattura elettronica?

La società dovrà:

• accedere al servizio scelto;
• generare la fattura elettronica;
• selezionare il formato della fattura elettronica.

Sulla base dell'opzione scelta, sarà possibile:

• generare una nuova fattura;
• visualizzare l’ultima fattura generata e archiviata;
• importare la fattura da file XML.

Su ogni fattura elettronica dovrà essere apposta la firma digitale.

Una volta preparato il file XML contenente una o più fatture elettroniche, la società potrà effettuare la trasmissione della fattura elettronica con il Sistema di Interscambio o con il software che ha scelto.

A questo punto la società dovrà attendere la conferma dell'avvenuta ricezione del file. Potrà farlo attraverso lo strumento apposito del Sistema di Interscambio o utilizzando i servizi telematici di Fisconline o Entratel.

Insomma, dovremo imparare a fare un altro po’ di cose. Ma almeno da questa fatturazione elettronica avremo qualche vantaggio?

Quello principale è l’abbattimento dei costi di fatturazione.

È chiaro che ogni società affronta spese diverse, ma in linea generale sappiamo che i costi medi di fatturazione sono:

• tra 2,9 e 3,7 euro a fattura per emissione su carta e spedizione via posta cartacea;
• tra 1,8 e 2,4 euro a fattura per emissione digitale con file allegato a una mail o PEC;
• tra 2,6 e 3,5 euro a fattura per emissione su carta e consegna a mano.

Con la fattura digitale risparmieremo perché:

• non ci sarà alcuna attività di stampa e imbustamento,
• verranno eliminati i costi di gestione dell’archivio fisico, che non sarà più obbligatorio grazie alla conservazione digitale.

Questi vantaggi non mi convincono troppo. Ma di sicuro lo faranno le sanzioni, che immagino siano previste.

Certo. In caso di inosservanza dell’obbligo verrà applicata una sanzione amministrativa compresa tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio.

L’eventuale emissione della fattura in formato cartaceo è da ritenersi inesistente e il documento sarà considerato come “non emesso”.

Bene, se anche a voi sta girando la testa, prendetevi un attimo per respirare e farvi passare l’ansia. In fondo abbiamo tempo a sufficienza per andare dal commercialista e farci aiutare ad arrivare preparati a gennaio.

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Articolo scritto da Giada Centofanti in collaborazione con l'Avv. Lorenzo Grassano. Lorenzo ([email protected]) è titolare dello Studio Legale Grassano di Milano. Esperto di ecommerce e privacy law, assiste dal punto di vista legale siti e start-up italiani e stranieri. Da quando ha fondato LegalBlink, servizio di assistenza legale per web agency e merchant, acquista quasi tutto solo online.