Guida per freelance: come andare in ferie (senza perdere i clienti)

L’estate è nel vivo, ora è tempo di vacanze! Tuttavia, che quest’anno scegliate di staccare per un paio di giorni o un paio di settimane, lo stesso timore incombe per tanti fra noi: come riuscirò ad andare in ferie?

È un problema per tutti, ma lo è di più per i freelance, che gestiscono un’attività in proprio e in genere non hanno nessuno che si occupi del loro lavoro mentre sono via. Secondo i dati Eurostat, in Italia i freelance sono il 23,8% degli occupati, e in Europa il 15,8%. Per molti di loro prendersi una vacanza è impensabile, se non portandosi dietro il lavoro.

Eppure, sappiamo bene che dovremmo ricaricare le pile e che non riusciamo a dare il meglio di noi se tiriamo troppo la corda. Tutti abbiamo bisogno, e meritiamo, una vacanza. Anche VOI.

Per questo vi guiderò passo per passo in tre tipi di vacanze, e vi spiegherò come affrontarle: una vacanza lavorativa, una pausa per staccare parzialmente la spina e una vacanza vera e propria.

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Come prepararvi ad andare in ferie

Probabilmente, ciò che vi preoccupa quando immaginate di prendervi del tempo per voi è pensare a come reagiranno i vostri clienti. La vostra attività si basa sull’efficienza e l’affidabilità. Cosa succederebbe quindi se un cliente, in cerca del vostro aiuto, non ottenesse risposta o ricevesse una notifica di fuori sede?

Ricordate: se un cliente vi licenzia perché decidete di andare in ferie, non è un cliente con cui lavorare. Di certo, però, avvisare in anticipo i propri clienti è una buona cosa, e questo comporta una pianificazione.

Avvisate che sarete in vacanza

È importante comunicare ai clienti quando e per quanto tempo non sarete disponibili, in modo che possano organizzarsi. Se mantenete i contatti con i vostri clienti mediante email o posta diretta, aggiungete una riga sulla vostra prossima vacanza. Ad esempio:

“Buon Ferragosto! Durante le vacanze staccherò la spina per trascorrere un po’ di tempo con la mia famiglia / esplorare una parte nuova del mondo, così da tornare più carico e pronto ad affrontare tutte le nuove opportunità che mi offrirete. Vi auguro di avere il tempo di fare altrettanto!”

Visto? Non date l’idea di qualcuno che evita le proprie responsabilità, piuttosto di qualcuno che si prende cura della propria salute mentale per evitare di crollare.

La buona notizia è che non siete i soli a prendervi una pausa durante l’estate, lo fanno quasi tutti. Ci sono quindi meno probabilità che i vostri clienti abbiano bisogno di voi, semplicemente perché loro stessi sono (si spera) in vacanza.

Programmate prima i contenuti

Andare in ferie non significa scomparire dalla faccia della terra. Non mi soffermerò molto su questo punto perché ormai questi consigli sono scontati, ma assicuratevi di programmare i contenuti da pubblicare mentre non siete al lavoro.

Potete usare strumenti come Buffer, Hootsuite, Pagemodo o l'italiano PostPickr (che fra l'altro è fra i pochi strumenti che permette la programmazione su Telegram) per pre-caricare i contenuti dei social, i post dei blog programmati se siete content creator ed eventualmente pianificare una o due mail in uscita.

Detto questo, non provate a creare un dialogo con il pubblico mentre siete via: non annunciate nulla di importante nel caso in cui le persone forniscano feedback o segnalino anomalie quando non siete in grado di rispondere.

Pianificate una notifica di fuori sede

Avere una notifica di fuori sede funzionale e concisa è essenziale. È un utile promemoria per chi sa già che non ci siete, e un ottimo modo per informare chi si è perso il vostro messaggio.

Ecco alcuni suggerimenti che ho raccolto leggendo le notifiche di fuori sede di altre persone:

• Comunicate la data in cui tornerete in ufficio.
• Date istruzioni su cosa fare in vostra assenza in caso di urgenza. Fornite le informazioni di contatto di un collega (avvisatelo prima!). Potete chiedere di essere messi in copia conoscenza nelle email al collega, se volete rimanere informati.
• Un’altra tattica è quella di chiedere di inviarvi nuovamente una mail una volta che sarete tornati, per essere sicuri di vederla (anche se mi è sempre sembrato un po’ superfluo).

Assicuratevi di usare il tono giusto. Se siete partiti per un’avventura e non prevedete che vi possano arrivare email catastrofiche, prendetevi la libertà di divertirvi un po’. Ecco la notifica fuori sede della mia collega Hailey Coleman:

Fuori sede fino al 7 luglio Re: Fwd: Gara

Ciao!

Grazie del messaggio.

Sarò al retail tour di San Francisco dal 22 al 26 giugno.

In vacanza dal 29 giugno al 3 luglio

E a dare un’occhiata al Front Street Food il 6 luglio

Tornerò ufficialmente in ufficio il 7 luglio

Potrei rispondere con un po’ di ritardo, grazie in anticipo per la vostra pazienza.

A chi non piace un messaggio pieno di emoji, quando è appropriato?

Detto questo, potrebbe non essere appropriato. Se qualcuno vi manda un’email riguardo a un problema urgente, sbattergli in faccia la vostra vacanza può risultare indelicato. Personalmente preferisco impostare un tono professionale per le mie notifiche di fuori sede. Eccone una che ho usato di recente:

Come avrete notato, non riesco a non controllare le email quando sono via, come molti di noi del resto. Modificate pure questo esempio con qualcosa che metta più in chiaro che non risponderete alle email durante la vostra assenza. A dire il vero, vi incoraggio a farlo.

Ora che è tutto pronto, è giunto il momento di salutare l’ufficio e i vostri colleghi e dare il benvenuto a una nuova versione di voi: quella di turisti in vacanza! Addio sveglia mattutina, benvenuto ombrellone in spiaggia.

Ci sono tre modi in cui potete gestire tutto questo.

1. Staccare completamente la spina

Sì, intendo niente email di lavoro, niente chiamate di lavoro, non parlare di lavoro e non pensare al lavoro.

Va bene, probabilmente non è possibile, specialmente per chi ama quello che fa. Ma ai vostri colleghi e ai vostri clienti deve essere chiaro che non vi farete sentire, perciò ho delineato alcuni passi da compiere per mettere in atto la vacanza che avete sempre sognato: quella in cui siete completamente e totalmente scollegati dalla vostra routine lavorativa. Ecco come trasformare quel sogno in realtà.

Create un indirizzo email per le vacanze

Controllare compulsivamente le email è come una dipendenza. Smettere di colpo è difficile. Ma ci sono dei modi per evitare di dover controllare la casella di posta.

Per impedirvi di sbirciare nella montagna di email che si accumulano nella vostra casella durante la vostra assenza, impostate un indirizzo email separato prima di andare in ferie. Quali persone è più probabile che vi contattino in vacanza? Di cosa potrebbero aver bisogno? Condividete il nuovo indirizzo solo con le persone che potrebbero avere assoluta necessità di contattarvi: clienti importanti, familiari o chiunque si occupi della vostra casa durante la vostra assenza.

Usate i filtri nell’email di lavoro per inoltrare tutti i promemoria relativi ai viaggi all’email per le vacanze in modo da non perdere nessun volo o treno!

Avere un’email segreta può essere eccitante...purché rimanga tale, altrimenti tornerete al punto di partenza, con una casella straripante di email.

Trovate un aiuto prima di andare in ferie

Anche se non potete permettervi un assistente a tempo pieno, potreste considerare di assumerne uno per la durata della vostra assenza.

Assumete un assistente virtuale che vi aiuti con le attività amministrative ed eventuali richieste semplici in vostra assenza. Dormirete sonni più tranquilli sapendo che c’è qualcuno che si occupa della vostra attività mentre non ci siete. E magari potreste scoprire di volervelo tenere anche una volta tornati in ufficio...

Inoltre, affidatevi a tutti gli amici freelance che lavorano nel vostro settore: aggiungeteli alla vostra notifica fuori sede come contatto in caso di necessità. Se girate a loro un po’ di lavoro, è probabile che il karma vi torni indietro in futuro. Accertatevi che le persone che suggerite a un cliente, attuale o potenziale, vi facciano fare una buona impressione: non volete di certo rovinare la vostra reputazione dando lavoro a qualcuno di inaffidabile.

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Pensate a tutto ciò che potrebbe ostacolare i vostri piani

Ci sono chiaramente circostanze imprevedibili; perciò studiate un piano di emergenza o una lista di priorità, prima di andare in ferie. Qualcosa sulla falsariga di “Se (elenco di possibilità) accade, può aspettare finché torno. Se (elenco di possibilità) accade, contattare X”.

Voi dovete essere in fondo a questa lista di priorità. Ovvero, solo in caso di catastrofe potete essere disturbati mentre vi dedicate agli spritz in piazzetta con vista mare.

Strumenti e app utili

Inbox Pause

Un’app con un nome che si spiega da solo, non è bellissima? Con questo strumento potete “mettere in pausa” o bloccare temporaneamente le email prima di andare in ferie, in modo che non arrivino nella casella posta in arrivo finché non siete pronti. Le mail in arrivo non possono distrarvi se non ci sono!

Freedom

“Non fatevi distrarre dal vostro telefono/computer/laptop/tablet”, ci dice saggiamente questo sito web. Questo strumento blocca internet, i social media e le app, eliminando le distrazioni e disabilitando quelle fastidiose notifiche che ci mettono l’ansia di rispondere.

 Fatture in Cloud

Questo servizio di gestione delle fatture e dei pagamenti, basato su cloud, vi consente di pagare i fornitori e i dipendenti anche se non siete in ufficio. Potete gestire direttamente dal cloud tutta l’amministrazione della vostra attività, controllare le scadenze, effettuare i pagamenti e anche emettere fatture (incluse le fatture elettroniche). Ma soprattutto, potete condividere tutte le informazioni dal cloud con il vostro commercialista, così non vi chiamerà mentre siete sotto l’ombrellone e potrete godervi l’abbronzatura senza pensare alla contabilità.

2. Staccare parzialmente la spina

Immagino che sappiate esattamente a cosa mi riferisco.

Staccare parzialmente la spina significa che il vostro nome appare ancora nel canale Slack del vostro gruppo di lavoro, o che il numero di email nella vostra casella di posta in arrivo rimane a due cifre, invece di sforare nella temuta zona a tre cifre. O ancora, che prima di andare in ferie avete detto ai vostri colleghi che vi possono contattare se c’è qualcosa di davvero importante.

Ecco alcuni consigli che vi permetteranno di godervi un po’ di tempo per voi, con il vostro partner o con la famiglia, rimanendo comunque connessi.

Limitate il vostro lavoro alle attività di base

Non cercate di immergervi in progetti complessi. Limitatevi semplicemente a rispondere alle email e alle chiamate importanti, e a dare rapidi chiarimenti.

L’esperto consiglia: se leggete un’email per cui non avete larghezza di banda sufficiente a rispondere, occupatevene al vostro ritorno e cercate di dimenticarvene fino ad allora.

Questa strategia vi consentirà di mantenere un numero ragionevole di email non lette, in modo da non avere un infarto quando tornerete in ufficio.

Pianificate le vostre fasce orarie di disponibilità

Per mantenere le aspettative riuscendo a trovare anche il tempo di riposarvi, scegliete una fascia oraria durante la quale sarete sempre disponibili in vacanza. L’ideale è due ore al giorno, o meno. Prima di andare in ferie, fate sapere ai vostri clienti e colleghi che sarete raggiungibili solamente in quella fascia oraria (eccetto emergenze).

Scegliete un orario che sia comodo per quante più persone possibili, ma che si adatti soprattutto ai vostri programmi. Ad esempio, se scegliete la fascia oraria mattutina dalle 9 alle 11, potete occuparvi delle email mentre prendete il caffè e non pensarci più per il resto del giorno. Oppure potete collegarvi dalle 15 alle 17, in modo da contattare le persone prima che lascino l’ufficio. Scegliete con saggezza e siate coerenti.

Usate strumenti e app

Mailstrom

Mailstrom ha diverse funzionalità che vi permettono di mantenere il controllo sulla posta in arrivo. Questo strumento raggruppa le email correlate permettendovi di gestire decine, persino centinaia di email contemporaneamente, anziché una per una. È possibile ordinare le email in base alla frequenza con cui si risponde al mittente e utilizzare i filtri antispam e la funzione di annullamento dell’iscrizione per decidere rapidamente cosa può essere eliminato per sempre dalla posta in arrivo.

Offtime

Questa app non solo vi consente di pianificare periodi di tempo ininterrotti da spendere con amici e familiari, ma fornisce anche dati analitici sull’utilizzo del telefono. Tenete presente che questi dati potrebbero essere utilizzati contro di voi dal vostro partner o compagno di viaggio: potreste sentirvi dire “Te l’avevo detto che lavori troppo”.

3. La vacanza di lavoro

Eseguite il backup di TUTTO

Fate il backup del computer e del telefono prima di andare in ferie. Fatelo e basta. Parlo per esperienza. Una volta ho fatto cadere il mio cellulare nell’oceano perché mi tremava la mano per l’eccitazione di stare per mettere piede su un’isola tropicale. Esatto, non avevo ancora messo piede sull’isola quando ho perso per sempre il mio telefono nell’oceano. (In realtà, un sommozzatore molto gentile si è tuffato e l’ha recuperato, ma nemmeno enormi quantità di riso sono bastate a eliminare tutto quell’accumulo di sale).

Quindi, anche solo per tranquillità, prevenite eventuali rotture, perdite o furti dei vostri beni tecnologici più preziosi.

Rimanete connessi

Organizzatevi per le situazioni in cui non avrete accesso al WiFi. Assicuratevi di avere un piano di tethering o un hotspot wireless.

Provate a configurare un browser secondario per velocizzare le cose nel caso in cui internet sia davvero lentissimo. Va bene qualsiasi browser, ma ricordatevi di apportare le modifiche necessarie a migliorare le prestazioni, come bloccare pubblicità e Flash, rimuovere tutte (o quasi) le estensioni, ampliare la cache (in modo da non dover scaricare di nuovo tutto ogni volta che tornate a una pagina), disabilitare le immagini e bloccare gli aggiornamenti automatici. Con queste modifiche eviterete di strapparvi i capelli nel tentativo di lavorare con una cattiva connessione.

Lasciatevi alle spalle la tecnologia (quando possibile)

Questa è una sfida personale che vorrei proporre anche a voi. Prendete le distanze dal vostro portatile quanto più possibile per tutto il giorno. Se vi portate in borsa il vostro pc mentre siete in giro, vi capiterà di aprire un foglio di calcolo o di iniziare un documento perché vi è balenata un’idea. Senza il vostro computer sarete meno propensi a cedere a questi impulsi e riuscirete a godervi le attività non lavorative.

La stessa cosa vale per il telefono. Provate semplicemente a spegnerlo. Sembra pazzesco, lo so, e per qualche ragione magari non potete farlo. Ma sarebbe davvero la fine del mondo? Provateci, per quanto più tempo possibile. Vi garantisco che tutto quello che avete il timore di esservi persi sarà lì pronto ad aspettarvi appena lo riaccenderete.

Usate strumenti e app

SaneBox

Controllare le mail in vacanza non significa per forza dover impazzire per farlo. Questo strumento di gestione della posta in arrivo ha un sacco di funzioni interessanti; ad esempio, consente di vedere tutte le email provenienti da indirizzi “noreply”, di posticipare un’email in modo che venga visualizzata quando preferiamo, e di caricare automaticamente gli allegati nel cloud, in modo da non perdere tempo e spazio con il download.

Expensify

Se siete fuori ufficio per lavoro (ad esempio per visitare clienti, partecipare a conferenze o fare ricerche di marketing) terrete sicuramente traccia delle spese da inserire nelle fatture e da considerare nelle tasse. Questa app mobile vi consente di scansionare le ricevute e di elaborare le spese mentre siete in viaggio, così da non perdere tempo quando tornate in ufficio. Funziona anche offline e senza WiFi.

Un’alternativa tutta italiana è Captio, utile in particolare per i lavoratori dipendenti. Permette di scannerizzare scontrini e fatture delle spese effettuate in trasferta per generare automaticamente la nota spese, senza dover conservare il cartaceo.

Fuze

Prendete in considerazione questo strumento per chiamare colleghi o clienti quando siete via. L’app utilizza VoIP per chiamate e videoconferenze da cellulare e desktop, e consente di condividere schermo e presentazioni se necessario. Probabilmente avrete già una soluzione per le videochiamate (qui a Shopify, preferiamo Zoom e Google Hangouts), ma un’alternativa non guasta mai.

WifiMap

Questa app traccia quasi 500 milioni di reti WiFi internazionali, permettendovi di trovarle gratis in tutto il mondo. Potrete ridurre i costi di roaming con oltre due milioni di hotspot gratuiti, consigliati e mappati per voi. L’app vi dirà anche in che tipo di luogo si trova l’hotspot, quanto è affidabile la connessione e perfino se hanno o meno un buon caffè (da un punto di vista non italiano però, per cui magari non sarà alla vostra altezza lo stesso)

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Prendetevi del tempo per voi

Ci auguriamo che questi consigli vi aiutino a godervi una vacanza rilassante e divertente quest’estate, così da tornare al lavoro rigenerati e pronti ad affrontare il resto dell’anno.